Le budget peut se définir comme la valorisation et la mise en forme de prévisions d’éléments à caractère financier. Établir un budget consiste à chiffrer par anticipation des données économiques et financières futures.

Plusieurs types de budget existent :

Ces différents éléments sont complémentaires les uns par rapport aux autres.

Le contrôle budgétaire est le suivi, tout au long de l’année, des éléments budgétés. Pour être efficace, il doit être mis à jour régulièrement afin de s’assurer que les réalisations sont conformes aux prévisions.

La finalité est d’arriver à déterminer les charges et les produits de la période à venir. Dans la plupart des cas, il va s’agir des 12 mois de l’année ou de l’exercice comptable suivants. Mais, dans certains cas, notamment lorsque l’association sollicite un prêt bancaire, les prévisions peuvent porter sur les 3, 5 ou 7 prochaines périodes. La méthode à suivre est identique. Seule la mise en œuvre demande davantage de temps.

Pour les associations ayant déjà arrêté des comptes annuels, la méthode d’élaboration du budget consiste à reprendre chaque ligne de son compte de résultat et à projeter, en fonction des incidences de la politique qui a été préalablement définie, le niveau de charges et de produits qui en résulte. Il va de soi que l’existence de données historiques facilite l’établissement des budgets de charges et de produits : s’il n’est pas envisagé de modifications significatives dans le mode de fonctionnement, les prévisions vont correspondre aux chiffres de l’année comptable précédente, ajustés à la marge du taux de l’inflation.

Pour les associations qui se créent, le premier budget demande davantage de travail et de recherche de données. La phase d’investigation nécessite d’y consacrer plus de temps et les informations seront plus sujettes à approximation. Afin de limiter les risques d’erreurs significatives, les fondateurs pourront utilement demander l’aide de professionnels (experts-comptables, par exemple) ou se faire parrainer par des structures existantes, qui exercent une activité similaire. Il existe également des réseaux qui regroupent des associations en fonction de leur activité.

La présentation des budgets de résultat doit reprendre celle du compte de résultat figurant dans la plaquette des comptes annuels. Ce principe répond à plusieurs objectifs :

Pour les associations qui ont recours au financement par certains organismes de tutelle, les règlements administratifs imposent des modèles de tableaux. C’est notamment le cas pour les structures médico-sociales, pour lesquelles les charges et les produits sont classés en trois groupes :

Pour ces organisations, l’établissement des budgets annuels est codifié par la loi et s’inscrit dans un cadre réglementaire très strict.

Le budget d’investissement permet de recenser les besoins financiers liés à la politique d’investissements, qu’il s’agisse d’investissements de renouvellement de matériels existants ou d’investissements nouveaux.

La phase de chiffrage des besoins passe par la demande de devis à plusieurs fournisseurs pour les matériels définis comme étant à renouveler ou à acquérir. L’utilisation d’Internet facilite cette phase : la consultation de sites spécialisés permet parfois de ne pas avoir à se déplacer chez des fournisseurs pour estimer le prix des investissements. Mais cette démarche reste approximative, car le prix affiché n’est pas nécessairement le prix final.

Le budget d’investissement peut revêtir une forme pluriannuelle, qui fait l’objet d’une mise à jour annuelle.

La présentation du budget d’investissement est laissée à l’initiative de l’association, sauf pour celles qui ont des financeurs institutionnels, comme c’est le cas dans le secteur médico-social.

Il peut s’avérer utile, voire obligatoire, pour certaines associations, selon les termes de la loi, de présenter et de faire approuver le plan d’investissement par l’organe délibérant (l’assemblée des adhérents) ou le conseil d’administration.

Le budget de trésorerie recense, le plus souvent avec une décomposition mensuelle, les flux financiers générés par l’activité, par la politique d’investissement et par la politique de financement.

Il a pour objectif de déterminer, à la fin de chaque mois, le solde de trésorerie disponible ou le besoin de financement.

Son utilité est particulièrement flagrante pour les associations subventionnées par les collectivités territoriales, qui encaissent les subventions à un rythme fixé par lesdites collectivités sans que l’association puisse influer sur les dates de versement. Il est, dans ce cas, indispensable de mesurer la réserve de trésorerie dont doit disposer l’association pour lui permettre de fonctionner pendant la période d’attente des encaissements des subventions.

Pour les entités qui disposent d’excédents de trésorerie, le tableau peut permettre de connaître l’enveloppe des sommes à placer et donc de négocier au mieux les conditions de rémunération de ces placements avec les banques.

Le budget de trésorerie permet, en cas d’apparition de manque de liquidités provisoires, de décaler certaines échéances, de demander des financements de court terme aux banques, voire de solliciter les collectivités territoriales afin qu’elles anticipent le déblocage des subventions accordées.

La construction du budget de trésorerie est fondée sur un principe simple : il s’agit de positionner les encaissements et les dépenses prévisionnels dans les différents mois de l’année. Le tableau peut se présenter comme celui figurant ci-après. Les éléments à renseigner sont évidemment en lien avec les prévisions d’exploitation, d’investissements et de financement qui ont été réalisées au préalable.