Les opérations à enregistrer dans les comptes résultent des pièces justificatives dont l’origine peut être très diverse (factures, quittances, talons de chéquiers, reçus de remises de chèques).

Avant toute comptabilisation, ces pièces doivent être classées par nature, dans un ordre chronologique et éventuellement numérotées.

Par exemple, des dossiers seront ouverts pour :

Les dossiers pluriannuels suivants pourront être ouverts :

Ces documents sont au besoin annotés. Ainsi, les factures payées seront annotées de la date de paiement et du numéro du chèque. Celles qui ont donné lieu à comptabilisation seront distinguées de celles qui n’ont pas encore été comptabilisées.

Enregistrement des mouvements de trésorerie. Seuls les mouvements de trésorerie sont enregistrés en cours d’exercice. En conséquence, l’organisation comptable repose sur la tenue de journaux de trésorerie.

Concrètement la tenue de ces journaux de trésorerie peut être effectuée avec une feuille de calcul d’un tableau ou bien sur un cahier.

La première écriture constatée est la reprise des soldes des comptes de trésorerie à la clôture de l’exercice précédent.

La fréquence et la variété des opérations réalisées par l’association vont dicter la nature des journaux à ouvrir. En principe, seuls les encaissements et les décaissements correspondant aux recettes et dépenses sont pris en compte. Les opérations de trésorerie portant sur un compte de bilan (immobilisations, emprunts) sont traitées de manière extra-comptable, à la clôture de l’exercice.

Journal unique de recettes et dépenses. Une association ayant peu de recettes et de dépenses pourra ouvrir un seul journal retraçant l’ensemble des opérations relatives aux recettes et aux dépenses enregistrées chronologiquement. Chaque enregistrement fait référence à la pièce justificative.

Dans ce journal, les colonnes affectées aux supports de trésorerie (banque, caisse) seront séparées en recettes – dépenses. Nous donnons ci-après un exemple de journal unique de « Recettes – Dépenses » ventilé par nature (voir § 4207).

Tenue d’un journal par support de trésorerie. Dans cette hypothèse, la comptabilité sera tenue sur des documents différents selon la nature du mouvement de trésorerie.

Les paiements et encaissements par chèque seront suivis dans le journal de banque. Les paiements et encaissements en espèces seront suivis dans le journal de caisse. Les mouvements sont enregistrés chronologiquement avec référence à la pièce justificative.

Tenue d’un journal pour les recettes et d’un journal pour les dépenses. Cette organisation est recommandée pour les associations ayant des activités diversifiées. La ventilation des opérations selon leur nature ou selon l’activité exige, en effet, l’ouverture d’un grand nombre de colonnes et le format des documents comptables ne permet plus de suivre sur un même document les recettes et les dépenses (voir, pour les recettes, § 4208).

Les mouvements sont enregistrés chronologiquement avec référence à la pièce justificative.

Chaque fin de mois il est recommandé d’effectuer un rapprochement entre le solde des journaux de banque et de caisse, respectivement avec :

Cette opération doit obligatoirement être effectuée en fin d’exercice et matérialisée par un document (exemple ci-dessous pour le rapprochement bancaire) :

Ce document a pour objet de récapituler l’ensemble des recettes et des dépenses de l’année, telles qu’elles ont été enregistrées dans le (ou les) livre-journal selon leurs différentes natures.

Il peut y être ajouté une colonne supplémentaire alimentée par les chiffres de l’année précédente permettant la comparaison des deux exercices.

Ce document permettra à l’association de connaître le résultat qu’elle a réalisé durant l’exercice et comment elle a réalisé ce résultat (activités, cotisations). Toutefois, il ne tient pas compte des dépenses engagées (factures à payer) et des créances acquises (créances à recouvrer).

Cette situation financière établie en fin d’année recense le patrimoine de l’association :

C’est le détail des avoirs en caisse, banque et trésorerie.

Cette situation sera complétée par une indication des créances à recevoir, des dettes à payer, d’une liste détaillée des acquisitions d’immobilisations de l’exercice et d’un tableau récapitulatif des emprunts (capital emprunté, les remboursements en capital effectués et le montant du capital restant à rembourser à la fin de l’année).

La situation financière en fin d’exercice (soldes des comptes « Caisse » et « Banques ») doit correspondre à la situation financière du début d’exercice augmentée de la valeur algébrique du résultat de l’exercice et diminuée des acquisitions d’immobilisations.

Schématiquement la situation financière de l’association peut être représentée comme ceci :

Le budget prévisionnel d’exploitation permet de prévoir l’ensemble des charges et des produits envisagés pour l’année. Il permet de chiffrer les activités de l’association prévues pour l’exercice suivant.

En cours d’exercice, les pièces comptables sont classées comme il a été décrit précédemment (voir § 4201).

Les opérations entraînant un flux de trésorerie sont enregistrées dans des journaux d’encaissement ou de décaissement en respectant le principe de la partie double et le plan de comptes. Les journaux sont créés en fonction de la nature et de la fréquence des opérations réalisées.

Lorsqu’une opération intéresse deux journaux de trésorerie (exemple : retrait d’espèces de la banque), le compte 58 « Virements de fonds » sera utilisé pour éviter un double enregistrement de l’opération.

Les journaux sont centralisés périodiquement.

Le grand livre reprend compte par compte l’ensemble des écritures enregistrées dans les journaux. Le grand livre des comptes est tenu soit sur un registre, soit sur un fichier.

Exemple :

Périodiquement, et au moins annuellement, une balance des comptes reprend :

La balance permet de vérifier le respect du principe de la partie double.

Totaux « Débit » = Totaux « Crédit »

Soldes « Débiteurs » = Soldes « Créditeurs »

Un état des immobilisations est dressé à partir des fiches d’immobilisations créées lors de l’acquisition de celles-ci. L’existence effective de l’immobilisation est vérifiée à la clôture. Un amortissement est calculé pour les immobilisations se dépréciant avec le temps.

Exemple de tableau de suivi des immobilisations établi au 31.12.2025 :

À partir du dossier des factures émises, les factures non encore recouvrées sont recensées.

Ces factures ne sont pas encore enregistrées en comptabilité dans la mesure où leur règlement n’est pas encore parvenu. Elles doivent cependant être portées en « Créances » dans le bilan. En conséquence, une écriture comptable portée dans un journal des opérations diverses, avec report dans le grand livre des comptes, enregistrera ces créances avec, pour contrepartie, le compte de produit intéressé. Au début de l’exercice suivant, cette écriture sera annulée.

À partir des dossiers de factures, quittances, notes, les dettes non réglées sont recensées et enregistrées dans le journal des opérations diverses avec report dans le grand livre des comptes. Cette écriture est contre-passée au début de l’exercice suivant.

Les soldes des comptes de trésorerie sont vérifiés à partir des relevés des organismes où les comptes sont ouverts ou à partir des espèces en caisse.

La dépréciation des immobilisations est constatée dans le journal des opérations diverses avec report dans le grand livre des comptes. À cet effet, le compte 68 « Dotations aux amortissements » est débité par le crédit du compte 28 « Amortissements des immobilisations ».

Les créances dont le recouvrement est incertain donnent lieu à la constatation de provisions.