7 - Effectif « sécurité sociale » : les apports du BOSS sur le décompte des salariés
La rubrique du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) dédiée à l’effectif « sécurité sociale », entrée en vigueur et opposable depuis le 1er novembre 2022, apporte notamment plusieurs précisions sur le cadre d’appréciation de l’effectif, les salariés à prendre en compte ainsi que les modalités de décompte de catégories particulières de salariés.
Actualité BOSS du 12 octobre 2022 ; BOSS, Effectifs, 01/11/2022
L'essentiel
Le BOSS apporte plusieurs précisions concernant le cadre du décompte et les personnes à prendre en compte pour le calcul de l'effectif. / 7-2 à 7-6
Calcul de l'effectif « sécurité sociale » : rappels
L’effectif « sécurité sociale » correspond en principe à l’effectif moyen annuel (EMA) de l’entreprise, calculé tous établissements confondus. Cet effectif moyen annuel correspond à la moyenne des effectifs mensuels de chaque mois de l’année civile précédente (année N – 1) (c. séc. soc. art. L. 130-1, I ; voir « Les cotisations sociales de l'entreprise », RF 1135, § 6483).
Pour le calcul de cette moyenne, il n’y a pas lieu de tenir compte des mois où aucun salarié n’est employé (c. séc. soc. art. R. 130-1, I).
L’effectif salarié annuel de l’employeur est arrondi, s’il y a lieu, au centième (deux chiffres après la virgule). Pour ce faire, on ne tient pas compte de la fraction d’effectif au-delà de la deuxième décimale (c. séc. soc. art. R. 130-1, I).
Ces principes connaissent quelques adaptations pour certains seuils d’effectif.
Par dérogation, l’effectif moyen annuel « sécurité sociale » de référence est ainsi celui de l’année concernée (et pas celui de l’année précédente N – 1) pour certains seuils. Citons notamment le cas de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH), pour laquelle l’effectif pris en compte pour l’OETH de l’année N est l’effectif « sécurité sociale » de cette même année (et pas celui de l’année précédente) (c. trav. art. L. 5212-1 et D. 5212-1).
En matière de mode de tarification de la cotisation AT/MP (collective, mixte ou individuelle), on se réfère à l’effectif « sécurité sociale » calculé sur l’avant-dernière année (N – 2) (c. séc. soc. art. L. 130-1, I).
À noter
En cas de création d’entreprise, des règles spécifiques s’appliquent. Elles ne sont toutefois pas détaillées ici compte tenu de l’objet de cet article.
Pour rappel, après une phase de consultation et une date d'entrée en vigueur initialement prévue au 1er août 2022, la nouvelle rubrique du BOSS dédiée à la comptabilisation des effectifs a été mise en ligne le 12 octobre 2022 dans sa version modifiée et consolidée. Elle est en vigueur et opposable depuis le 1er novembre 2022 (voir FH 3960, rubrique « brèves »).
Cadre du décompte : les précisions du BOSS
Le code de la sécurité sociale précise que l’effectif salarié est calculé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus (c. séc. soc. art. L. 130-1, I ; voir RF 1135, § 6483).
Pour les œuvres nationales de bienfaisance, l’effectif se calcule au niveau de l’entreprise, et non au niveau de chaque centre d’activité autonome de l’œuvre nationale de bienfaisance (BOSS, Effectifs, § 60, 01/11/2022).
Les entreprises ayant des établissements dans plusieurs pays doivent tenir compte des salariés des seuls établissements situés en France. Cette règle vaut tant pour les entreprises françaises ayant des établissements dans plusieurs pays que pour les entreprises étrangères ayant des établissements en France et à l’étranger (BOSS, Effectifs, §§ 70 et 80, 01/11/2022).
Par exception, pour l’appréciation de la mise en œuvre des dispositifs d’exonération et d’aide au paiement des cotisations mis en place pour les employeurs affectés par la crise sanitaire du covid-19, l’effectif d’une entreprise étrangère prend en compte l’ensemble des établissements situés en France et à l’étranger (BOSS, Effectifs, § 80, 01/11/2022).
Personnes à prendre en compte : les apports du BOSS
Ce que prévoit la réglementation
L’employeur doit prendre en compte les salariés titulaires d’un contrat de travail (c. séc. soc. art. R. 130-1, II). Cette définition conduit à exclure d’office les personnes qui ne sont pas sous contrat de travail comme, par exemple, les jeunes sous convention de stage, les dirigeants et mandataires sociaux sans contrat de travail, les personnes handicapées admises en ESAT et sous contrat de soutien et d’aide par le travail ou encore les volontaires en service civique. Il convient également d'exclure certains salariés (ex. : apprentis, sauf pour la tarification AT/MP, salariés en CDD lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu…) (voir RF 1135, § 6484).
À noter
Lorsque des salariés doivent être pris en compte dans l’effectif, ils sont décomptés y compris lorsque le contrat de travail est suspendu, avec ou sans maintien de salaire (BOSS, Effectifs, § 230, 01/11/2022).
Prise en compte des contrats d’engagement éducatif et des contrats d’entrepreneur salarié associé
Dans la mesure où ils sont employés dans le cadre d'un contrat de travail, il convient, selon le BOSS, d’inclure dans l’effectif (BOSS, Effectifs, § 260, 01/11/2022) :
-les salariés sous contrat d’entrepreneur salarié associé (CESA) (c. trav. art. L. 7331-1 à L. 7332-7 et R. 7331-1 à R. 7331-12) ;
-les salariés titulaires d’un contrat d’engagement éducatif (CEE) (CASF art. L. 432-1 à L. 432-6 et D. 432-1 à D. 432-9).
Précisions sur les expatriés
En partant du principe qu’il n’y a lieu de décompter que les salariés affiliés à titre obligatoire à la sécurité sociale française, les salariés expatriés en France doivent être pris en compte s’ils sont assujettis au régime général de sécurité sociale français à titre obligatoire (et ce sans considération pour le droit du travail national applicable au contrat de travail) (BOSS, Effectifs, § 240, 01/11/2022).
A contrario, sont exclus des effectifs les salariés « français » expatriés à l’étranger, dès lors que leur affiliation à la sécurité sociale française n’est pas maintenue (BOSS, Effectifs, § 280, 01/11/2022).
Précisions sur les agents publics mis à disposition ou détachés
Si les agents publics sont mis à disposition dans une autre structure (publique ou privée) (BOSS, Effectifs, § 330, 01/11/2022) :
-ils restent comptabilisés dans l’effectif de leur administration d’origine ;
-corrélativement, ils ne sont pas pris en compte dans l’effectif de l’entreprise d’accueil pendant toute la durée de la mise à disposition.
La solution est inverse pour les agents publics détachés dans une autre structure (publique ou privée) (BOSS, Effectifs, § 340, 01/11/2022) :
-ils sont comptabilisés dans l’effectif de la structure d'accueil ;
-en revanche, ils sont exclus du calcul des effectifs de leur administration d’origine pendant toute la durée du détachement.
Modalités de prise en compte de la durée du travail
Règles de base : rappels
Pour le décompte des effectifs mensuels, les salariés à temps plein sont pris en compte intégralement pour l’effectif du mois (une unité chacun) (c. séc. soc. art. R. 130-1, II ; voir RF 1135, § 6485).
À noter
Pour mémoire, les salariés à temps plein s’entendent des salariés dont la durée de travail correspond à la durée légale du travail ou, le cas échéant, à la durée du travail inférieure applicable dans l’établissement.
Les salariés à temps partiel (durée contractuelle du travail inférieure à la durée légale ou, le cas échéant, à la durée collective du travail inférieure applicable) sont pris en compte au prorata. Il convient de diviser la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
En cas de mois incomplet (embauche ou départ en cours de mois), les salariés sont décomptés à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel ils ont été employés (prorata par rapport à 28, 30 ou 31 jours selon le mois concerné). Il peut donc y avoir un double prorata sur le mois (ex. : embauche d’un temps partiel en cours de mois).
Précisions du BOSS sur les conventions de forfait en heures
Sont considérés comme à temps plein, les salariés sous convention de forfait en heures sur l’année, le mois ou la semaine, pour un volume supérieur ou égal (BOSS, Effectifs, § 360, 01/11/2022) :
-à la durée légale du travail correspondante ;
-ou à la durée du travail fixée conventionnellement pour la branche ou l'entreprise ou applicable dans l'établissement (à notre sens, uniquement lorsque cette durée est inférieure à la durée légale, bien que le BOSS ne l'indique pas).
En conséquence, si le volume du forfait est inférieur, le salarié est considéré comme n'étant pas à temps plein.
Exemple
Un salarié en forfait annuel de 1 500 h est décompté pour 1 500 h/1 607 h = 0,93 unité pour un mois complet (BOSS, Effectifs, § 380, 01/11/2022).
Prorata pour les forfaits jours réduits
Le BOSS admet officiellement le décompte au prorata des salariés en forfait annuel en jours dont la convention de forfait est d’un volume inférieur à 218 jours par an ou, le cas échéant, au plafond inférieur prévu par l’accord collectif qui encadre le recours aux forfaits jours dans l’entreprise (BOSS, Effectifs, § 410, 01/11/2022).
Ainsi, depuis le 1er janvier 2022 (soit dès l’effectif annuel moyen « sécurité sociale » calculé sur 2021), les salariés en forfait jours réduit sont retenus au prorata de leur durée de travail selon la formule suivante : nombre de jours inscrits dans la convention de forfait du contrat de travail/218 (ou durée conventionnelle « complète » des forfaits jours si elle est inférieure à 218 jours).
Exemple
Un accord d’entreprise sur les forfaits jours prévoit un volume de référence de 218 jours pour les forfaits jours. Un salarié en convention de forfait de 109 jours par an est comptabilisé pour 109/218 = 0,50 unité pour un mois complet.
Prorata en cas de temps partiel thérapeutique
Pour le décompte des effectifs mensuels, les salariés placés en temps partiel thérapeutique doivent être retenus au prorata de leur durée de travail (BOSS, Effectifs, § 380, 01/11/2022).
Le prorata est établi sur la base du rapport : « somme totale des heures inscrites à l’avenant au contrat de travail ou au document écrit signé par le salarié dans le cadre du temps partiel thérapeutique/durée légale de travail (ou conventionnelle si elle est inférieure) ».
Cette règle s'applique à compter du 1er janvier 2023 (soit, dans le cas général, pour l'effectif calculé sur l'année 2022).
À noter
Le contrat de travail du salarié en temps partiel thérapeutique n’étant pas suspendu pour la partie qui n’est pas travaillée à titre temporaire, le salarié éventuellement embauché au titre de cette absence n'est pas exclu de l’effectif, mais pris en compte au prorata (BOSS, Effectifs, § 380, 01/11/2022).
Décompte de certains contrats comprenant des phases d’activité et d’inactivité
Certains salariés, dont les contrats comprennent à la fois des phases d’activité et d’inactivité, ne sont décomptés dans l’effectif qu’au regard de leurs phases d’activité (BOSS, Effectifs, §§ 390 et 400, 01/11/2022).
Cette disposition est applicable à compter du 1er janvier 2022 (soit, dans le cas général, pour l'effectif « sécurité sociale » calculé sur l'année 2021).
L’administration vise ici :
-les salariés sous contrat de travail à durée indéterminée intermittent (CDII, dit aussi CD2I ; pour mémoire, ces contrats peuvent être conclus si un accord collectif le permet, en vue de pourvoir des emplois permanents comportant par nature une alternance de périodes travaillées et de périodes non travaillées) (c. trav. art. L. 3123-33 et s.) ;
-les formateurs occasionnels, qui peuvent être en CDI intermittent avec une activité fluctuante sur l’année ;
-les salariés sous contrat d’engagement éducatif (CEE ; pour mémoire, le CEE est un contrat de travail spécifique qui déroge pour une large partie à la législation sur la durée du travail, avec un maximum de 80 jours travaillés sur 12 mois consécutifs) (CASF art. L. 432-1 à L. 432-6 et D. 432-1 à D. 432-9) ;
-les salariés en portage salarial, qui alternent des phases d’activité et d’inactivité en fonction des besoins des entreprises clientes.
Ces salariés sont comptabilisés selon les modalités suivantes : quotité du salarié = quotité d'activité du contrat rémunéré pour le mois (en jours ou en heures)/quotité d'activité du contrat équivalente à un temps plein sur la période considérée (en jours ou en heures).
La quotité d’activité du contrat équivalant à un temps plein sur la période considérée est de :
-21,67 pour une donnée exprimée en jours ;
-151,67 si elle est exprimée en heures.
Dans tous les cas, le résultat est borné à 1 (un salarié ne peut pas être pris en compte pour plus d'une unité).
Salariés pris en compte en fonction de leur rémunération
Pour certains salariés qu’il n’est pas possible de décompter en fonction de la durée du travail, l’administration a prévu un calcul en fonction de leur rémunération (BOSS, Effectifs, § 420, 01/11/2022).
Le BOSS vise ici, « notamment » :
-les personnels rémunérés au cachet (ex. : artistes et techniciens du spectacle) ;
-les journalistes rémunérés à la pige ;
-les VRP multicartes (le BOSS ne l'indique pas, mais à notre sens, il devrait en aller de même pour les VRP exclusifs, dès lors qu’ils ne sont pas soumis à la durée du travail) ;
-les vacataires de la fonction publique (ce qui inclut les enseignants vacataires) ;
-les entrepreneurs salariés titulaires d’un contrat d’entrepreneur salarié associé (CESA) en coopérative d’activité et d’emploi.
Ces salariés sont décomptés dans l’effectif mensuel sur la base du prorata entre :
-la rémunération soumise à cotisations de l’intéressé pour la période habituelle de paye (généralement mensuelle, précise le BOSS), avant application d'une éventuelle déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ;
-et le SMIC mensuel brut sur la base de la durée légale du travail (ou la somme des valeurs mensuelles du SMIC applicables sur les périodes de paie le cas échéant).
Dans tous les cas, le salarié ne peut pas être décompté pour plus d'une unité.
En pratique, lorsque la rémunération mensuelle des intéressés est au moins égale au SMIC de référence (SMIC mensuel ou de la période de paye), alors ils sont comptés pour une unité.
En cas d’entrée/sortie en cours de mois, il est aussi possible de décompter le salarié en fonction de la durée du contrat en jours calendaires sur le mois (ex. : pour une embauche le 29 d’un mois de 31 jours, 2/31e) (BOSS, Effectifs, § 430, 01/11/2022).
Dans ce cas, le salarié est pris en compte pour la plus faible des deux valeurs entre :
-le prorata en fonction de la rémunération par rapport au SMIC ;
-ou le prorata en fonction de la durée du contrat sur le mois.
