6 - Les nouvelles modalités de dépôt du contrat d'apprentissage
Depuis le 1er janvier 2020, l'employeur doit envoyer les contrats d'apprentissage à son opérateur de compétences, qui se charge de leur dépôt. Un décret publié fin 2019 précise les modalités et délais à respecter et les conditions dans lesquelles l'opérateur de compétences s'assure de la régularité du contrat.
Décret 2019-1489 du 27 décembre 2019, JO du 29, texte 42
L'essentiel
L'employeur doit transmettre le contrat d'apprentissage à l'opérateur de compétences (OPCO) au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant son commencement. / 6-1 et 6-2
À réception du dossier, l'OPCO dispose de 20 jours pour contrôler la conformité du contrat d'apprentissage et statuer sur sa prise en charge financière. / 6-4
L'OPCO dépose ensuite le contrat d'apprentissage auprès de la DIRECCTE. / 6-5
Transmission du contrat à l’OPCO
Envoi au plus tard 5 jours ouvrables après le début du contrat
L'employeur doit envoyer le contrat d'apprentissage, et les documents nécessaires (voir § 6-2), à son opérateur de compétences (OPCO) au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de son exécution (c. trav. art. D. 6224-1).
Néanmoins, il est conseillé à l'employeur de transmettre le contrat d'apprentissage à l'OPCO avant le début d'exécution du contrat, afin de s'assurer de sa conformité et de la prise en charge des dépenses de formation (voir § 6-4).
L'envoi peut être réalisé par voie dématérialisée, sur le « portail de l'alternance » du ministère du Travail (https://www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance/).
À noter
Lorsqu'un apprenti mineur est employé par un ascendant, le contrat d’apprentissage est remplacé par une déclaration qui est assimilée dans tous ses effets à un contrat d’apprentissage (c. trav. art. L. 6222-5). Elle doit être transmise à l’OPCO dans les mêmes conditions (c. trav. art. D. 6224-8).
Documents à communiquer
L'employeur doit adresser à l'OPCO le contrat d'apprentissage accompagné (c. trav. art. D. 6224-1) :
-de la convention de formation conclue avec le centre de formation d'apprentis (CFA) (c. trav. art. L. 6353-1) ;
-si le CFA est interne à l’entreprise, d'une annexe pédagogique et financière précisant divers points relatifs à la formation (intitulé, objectif, contenu, moyens prévus, durée et période de réalisation, modalités de déroulement, de suivi et de sanction, prix) ;
-le cas échéant, de la convention tripartite de réduction ou d’allongement de la durée d'apprentissage. Il est en effet possible, sous condition, de fixer une durée de contrat ou de période d’apprentissage inférieure ou supérieure au cycle de formation (c. trav. art. L. 6222-7-1 al. 3 ; voir « Embauche et contrat de travail », RF 1106, §§ 727 à 729).
Modification ou rupture du contrat
Toute modification d’un élément essentiel du contrat doit faire l’objet d’un avenant transmis à l’OPCO, dans les mêmes conditions que celles requises pour le contrat initial (voir § 6-1) (c. trav. art. D. 6224-5).
À réception de l’avenant, l’OPCO décide de la prise en charge financière s’il l’avait refusée initialement ou du maintien de cette prise en charge (voir § 6-4).
En cas de rupture du contrat d’apprentissage avant son terme, l’employeur doit la notifier sans délai à l’OPCO (lequel en informera la DIRECCTE). Cette notification peut être réalisée par voie dématérialisée sur le portail de l'alternance (c. trav. art. D. 6224-6).
Contrôle de l'OPCO et prise en charge financière
Instruction du dossier sous 20 jours
À compter de la réception du dossier, l’OPCO procède à son instruction et se prononce sur sa prise en charge financière dans un délai de 20 jours (c. trav. art. D. 6224-2 et D. 6224-3).
À cet effet, il vérifie que le contrat d'apprentissage satisfait aux conditions relatives :
-aux formations éligibles à l’apprentissage (c. trav. art. L. 6211-1) ;
-à l’âge de l’apprenti (c. trav. art. L. 6222-1 à L. 6222-3) ;
-au maître d’apprentissage, à l'exception des conditions de compétence professionnelle exigées (c. trav. art. L. 6223-8-1, al. 1) ;
-à la rémunération des apprentis (c. trav. art. D. 6222-26).
S’il constate la méconnaissance d’une ou plusieurs de ces conditions, l’OPCO refuse la prise en charge financière du contrat par une décision motivée qu’il notifie à l'employeur, à l'apprenti, ainsi qu’au CFA. Il peut effectuer cette notification par voie dématérialisée.
Le silence de l'OPCO au-delà du délai de 20 jours vaut refus implicite de prise en charge.
À notre sens, si l'OPCO constate la non-conformité du contrat d'apprentissage avant l'expiration du délai de 20 jours, l'employeur peut procéder aux corrections nécessaires et renvoyer un avenant (voir § 6-3) en veillant à ne pas dépasser le délai.
Dépôt du contrat à la DIRECCTE
L'OPCO dépose le contrat d'apprentissage, par voie dématérialisée, auprès de la DIRECCTE. Le cas échéant, il l'informe simultanément de son refus de prise en charge financière, ainsi que des motifs de ce refus (c. trav. art. D. 6224-4). Le dépôt du contrat d'apprentissage ne donne lieu à aucun frais (c. trav. art. D. 6224-7).
Que se passe-t-il en cas de refus de prise en charge financière ? À notre sens, dans l'attente de précisions de l'administration, il est possible de se reporter aux règles applicables au contrat de professionnalisation (circ. DGEFP 2012-15 du 19 juillet 2012). En effet, l'objectif de la réforme était d'aligner (avec quelques différences) les règles du contrat d'apprentissage sur celles du contrat de professionnalisation (étude d'impact du projet de loi Avenir professionnel, p. 95). Si l'on raisonne par analogie, l'OPCO effectue un contrôle « non suspensif » du contrat d'apprentissage. S'il refuse sa prise en charge financière en raison de sa non-conformité, le contrat ne devrait pas être qualifié de contrat d'apprentissage et devrait se poursuivre selon les règles de droit commun du contrat de travail.
« Embauche et contrat de travail », RF 1106, § 724
