6 - DECLOYER pour le 18 mai 2017
Les entreprises soumises à l'IS, ainsi que les entreprises relevant des BIC ou des BNC, doivent souscrire le formulaire relatif aux loyers des locaux à usage professionnel ou commercial dit DECLOYER le 18 mai 2017 au plus tard.
impots.gouv.fr
L'essentiel
Dans le cadre de la mise en œuvre de la révision de la valeur locative des locaux professionnels, la mise à jour permanente des loyers nécessite le dépôt d'une déclaration DECLOYER par EDI-TDFC.
L'entreprise doit préalablement récupérer auprès de l'administration les éléments nécessaires à l'identification de chacun des locaux qu'elle occupe. Cette communication transite par la filière EDI-REQUETE. / 6-4
À partir des informations transmises par EDI-REQUETE, les exploitants déclarent la situation du local et le loyer correspondant via DECLOYER. / 6-7 à 6-20
Les entreprises qui effectuent leur déclaration de résultats en mode EFI ne sont pas tenues de transmettre DECLOYER. / 6-1
De même, les entreprises qui exploitent des locaux relevant de la méthode comptable ne sont pas concernées par DECLOYER. / 6-2
Qui doit déclarer ?
Les contribuables soumis aux obligations déclaratives en matière de fiscalité des professionnels doivent déclarer, avec leurs déclarations de résultats, les informations relatives à chacun des locaux dont ils sont locataires au 1er janvier de l'année de dépôt de la déclaration (CGI art. 1498 bis ; voir « CFE-CVAE », RF 1076, §§ 1624 à 1626).
Sont concernées, à condition qu'elles effectuent leur déclaration de résultats en mode EDI-TDFC, les entreprises soumises à l'IS et celles soumises à l'impôt sur le revenu en BIC et en BNC.
Les entreprises qui télétransmettent leur déclaration de résultats et ses annexes en mode EFI via leur espace professionnel n'ont pas de formulaire DECLOYER à transmettre à la DGFiP pour 2017.
La déclaration des loyers s'inscrit dans le cadre de la mise à jour permanente des valeurs locatives des locaux professionnels (loi 2010-1658 du 29 décembre 2010, art. 34 modifié ; voir RF 1076, §§ 1615 et s.). En effet, la réforme de la valeur locative des locaux professionnels, qui s'applique pour la première fois aux bases d'imposition à la taxe foncière et à la cotisation foncière des entreprises de 2017, nécessite de prendre en compte, chaque année, l'évolution du marché locatif des locaux professionnels (voir RF 1076, § 1622).
DECLOYER ne s'inscrit pas dans un dispositif de taxation. Il s'agit d'un processus statistique.
Pour quels locaux ?
Seuls sont concernés par DECLOYER les locaux commerciaux ou professionnels suivants :
-ils entrent dans le champ de la révision de la valeur locative des locaux professionnels (voir RF 1076, § 1616) et sont connus de l'administration fiscale ;
-ils sont exploités au 1er janvier de l'année et sont passibles de la cotisation foncière des entreprises (CFE) à la même date. Il s'agit donc du 1er janvier 2017 pour la déclaration à souscrire au plus tard le 18 mai 2017.
Les entreprises ne sont pas soumises à l'obligation déclarative dans les cas suivants :
-elles occupent uniquement des locaux industriels évalués selon la méthode comptable (voir RF 1076, § 1631). En effet, ces locaux ne sont pas concernés par la révision des valeurs locatives des locaux professionnels et donc par la mise à jour permanente des valeurs locatives des locaux professionnels. Rappelons que cette méthode concerne également, depuis le 1er janvier 2017, les terrains et bâtiments industriels inscrits à l'actif des entreprises ayant pour activité principale la location de ces biens (voir RF 1076, § 1634) ;
-à la suite de la demande de l'entreprise effectuée via EDI-REQUETE (voir § 6-5), aucun local n'est restitué par la DGFiP.
Date limite de déclaration
DECLOYER pour le 18 mai 2017
Pour toutes les entreprises ayant clôturé leur exercice comptable le 31 décembre 2016 (BIC, IS), la date limite de dépôt de la déclaration DECLOYER est la même que la date limite de dépôt de la déclaration de résultats, à savoir, par tolérance, le 18 mai 2017 (BOFiP-CF-CFP-20-10-17/02/2017 ; voir FH 3681, § 1-1).
La date limite de dépôt du formulaire DECLOYER est également fixée au 18 mai 2017 pour :
-les entreprises soumises à l’IS ayant clôturé leur exercice comptable le 31 janvier 2017 ;
-les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu en BNC.
Rappelons que, en cas de cessation d'activité, la date limite de dépôt de la déclaration de résultats doit être déposée dans les 60 jours.
Pour les entreprises BIC qui clôturent leur exercice comptable en 2017, la date limite du dépôt est le 18 mai 2018 (le délai de 15 jours supplémentaires accordé, par tolérance, aux entreprises qui déposent leur déclaration de résultats par voie dématérialisée a un caractère pérenne).
Les entreprises relevant des BIC ou des BNC doivent déclarer le loyer au 1er janvier 2017 dans le formulaire DECLOYER souscrit au titre des exercices clos le 31 décembre 2016. Elles doivent déclarer le loyer au 1er janvier 2018 si DECLOYER est souscrit au titre des exercices clos du 1er janvier au 31 décembre 2017.
Pour les entreprises soumises à l'IS, la date limite de dépôt de DECLOYER est fixée au :
-31 mai 2017 (exercice clos le 28 février 2017) ;
-30 juin 2017 (exercice clos le 31 mars 2017) ;
-31 juillet 2017 (exercice clos le 30 avril 2017) ;
-31 août 2017 (exercice clos le 31 mai 2017) ;
-30 septembre 2017 (exercice clos le 30 juin 2017) ;
-31 octobre 2017 (exercice clos le 31 juillet 2017) ;
-30 novembre 2017 (exercice clos le 31 août 2017) ;
-31 décembre 2017 (exercice clos le 30 septembre 2017) ;
-31 janvier 2018 (exercice clos le 31 octobre 2017) ;
-28 février 2018 (exercice clos le 30 novembre 2017) ;
-18 mai 2018 (exercice clos les 31 décembre 2017 et le 31 janvier 2018).
Pour les entreprises soumises à l'IS, c'est le loyer au 1er janvier 2018 qui doit être déclaré dans DECLOYER souscrit au titre des exercices clos après le 30 septembre 2017.
EDI-REQUETE
Phase préalable à DECLOYER
Pour faciliter la déclaration des loyers, l’administration communique aux exploitants de locaux à usage professionnel ou commercial les éléments nécessaires à l'identification des locaux qu'ils occupent. Cette communication transite par la filière EDI-REQUETE, exclusivement par TDFC. Elle n'existe pas sous forme papier.
Les informations transmises par EDI-REQUETE permettent aux exploitants :
-d'identifier précisément chaque local qu’ils occupent ;
-et de déclarer le loyer qui correspond à chacun d’entre eux sur le formulaire DECLOYER.
La déclaration des loyers comporte en effet trois grandes phases (voir §§ 1624 à 1626) :
-une requête auprès de l'administration fiscale. L'entreprise envoie une demande d'information à la DGFiP via EDI-REQUETE à l'aide du logiciel qu'elle utilise pour sa déclaration de résultats ;
-la réponse de la DGFiP à la demande d'information. EDI-REQUETE restitue la liste des locaux connus de la DGFiP comme étant occupés par l'entreprise ayant effectué la demande ;
-la déclaration des loyers par l'entreprise. L'entreprise déclare, via DECLOYER en EDI-TDFC, les loyers pour les seuls locaux dont les caractéristiques ont été renvoyées par EDI-REQUETE.
EDI-REQUETE communique aux déclarants, en 2017, la liste des locaux professionnels occupés par l'exploitant au 1er janvier 2017 et connus de la DGFiP. Dans certains cas, cette liste peut ne pas être exhaustive et le fichier ne restitue pas tous les locaux occupés par l’entreprise. Si le fichier transmis ne comporte pas tous les locaux loués par l'exploitant, aucune démarche spécifique n'est prévue.
Aucune information n'est renvoyée pour les locaux professionnels qui n'étaient pas encore occupés par l'entreprise au 1er janvier 2017 ou lorsque la DGFiP ne peut pas faire de lien informatique entre le local connu à la taxe foncière et l'occupant redevable de la CFE.
Informations renvoyées à l'exploitant
Pour chaque local occupé par un même exploitant, la DGFiP renvoie les informations suivantes :
-la référence d'obligation fiscale du déclarant (ROF), identifiant définissant les obligations fiscales à souscrire par un déclarant ;
-deux identifiants fonctionnels : l'invariant du local et la référence du local utilisée par l'administration pour sécuriser les échanges ;
-le descriptif du local, destiné à faciliter l'identification des locaux occupés par l'entreprise.
En cas de pluralité de locaux à une même adresse, si certains de ces locaux représentent des espaces de stationnement, des caves ou des box, l'information figure normalement sur le fichier transmis par EDI-REQUETE.
L'information du ou des lots de copropriété est également communiquée si elle existe. Dans ce cas, il convient de se reporter au bail dont dispose le déclarant pour repérer le local concerné.
La première partie de la référence ROF doit être la valeur « CFE », suivie d'une seconde comportant 1 à 5 caractères numériques.
À chaque ROF correspond donc une obligation fiscale « CFE » pour un établissement donné. Cet établissement peut comprendre un ou plusieurs locaux.
L'invariant du local est attribué automatiquement par le système d'information de la DGFIP à chaque local lors de sa création. Il sert de lien entre les fichiers fonciers et les applications professionnelles. Il est composé :
-du code département sur 2 caractères ;
-du code commune sur 3 caractères ;
-d'un numéro séquentiel sur 7 caractères.
La référence du local est un identifiant technique de 32 caractères alphanumériques.
Le descriptif du local comporte :
-l’adresse du local connue par l'administration fiscale. Les locaux pour lesquels un numéro de voirie « 9001 » est restitué correspondent aux locaux situés dans des zones industrielles ou grandes zones d'activité ;
-le nom du propriétaire du local. Il peut arriver, lors de la restitution, que le nom du propriétaire soit égal à « null » ;
-des précisions complémentaires (indication des bâtiments, entrée et niveau, sous la forme, par exemple « A/01/00 », numéros de lots de copropriété, situation du local en en sous-sol, ou en « parking », occupation partielle ou totale du local).
Le nom du propriétaire est égal à « null » lorsque :
-soit le propriétaire est une personne « sensible » dont l'identité n'est pas communiquée en raison de son activité ou de son statut (personnalité politique, par exemple),
-soit le système d'information de la DGFiP ne détient pas toutes les informations caractérisant la personne et permettant de l'authentifier.
Éléments à déclarer pour le 18 mai 2017
Données relatives à chaque local pris en location au 1er janvier 2017
Pour chacun des locaux dont il est locataire au 1er janvier de l'année de dépôt de la déclaration, l'occupant du local doit obligatoirement renseigner (CGI art. 1498 bis) :
-le mode d'occupation du local (voir § 6-8) ;
-le montant du loyer, à condition que le mode d'occupation transmis soit « LOC » (locataire) (voir § 6-10).
Le déclarant doit seulement déclarer les loyers des locaux restitués par EDI-REQUETE.
La référence et l'invariant du local doivent être obligatoirement transmis et sans aucune modification.
Les autres données qui peuvent être transmises à la DGFiP via DECLOYER sont les suivantes :
-date de fin d'occupation du local,
-nouveau propriétaire du local.
Il n'y a aucune obligation de saisir le numéro SIREN du propriétaire du local. Si la saisie de cette donnée est demandée, il s'agit d'un contrôle présent dans le logiciel comptable de l'éditeur.
Dans le cadre des contrôles DECLOYER, le système vérifie que :
-l'invariant du local transmis par la DGFiP n'a pas été modifié (contrôle 040) ;
-pour un local donné, la référence, l'invariant et le mode d'occupation du local sont bien déclarés (contrôle 041). Le montant du loyer doit être obligatoirement transmis dans le cas où le déclarant est locataire de ce local et uniquement dans ce cas. Toutefois, si le loyer ne reflète pas l'état du marché locatif (code MLO ; voir § 6-4), le montant du loyer peut être déclaré si nécessaire.
Pour aider les entreprises dans leur obligation déclarative, l'administration fiscale a mis en ligne une foire aux questions sur les modalités de déclaration des loyers (www.impots.gouv.fr/portail/filesmedia1metier2professionnelev2gestion210declarerpayerfaqdiffusionexternepdf).
Données relatives à l'occupation du local
La situation d'occupation porte sur la situation au 1er janvier de l'année de dépôt de la déclaration, c'est-à-dire au 1er janvier 2017 pour la déclaration du 18 mai 2017.
Le déclarant doit choisir, comme mode d'occupation du local, une des situations suivantes :
-locataire (code LOC),
-local dont le loyer ne reflète pas l'état du marché locatif (code MLO) ;
-propriétaire occupant (code POC),
-occupation à titre gratuit (code OTG),
-local connu de l'entreprise mais non occupé au titre de l'année de déclaration (LNO),
-local inconnu de l'entreprise, si le déclarant ne connaît pas le local (code INC),
-locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes (code DIF) (voir § 6-14).
Le code MLO correspond :
-aux loyers ou redevances acquittés par les occupants usufruitiers, emphytéotes, preneurs à bail à construction ou titulaires d'une autorisation d'occupation temporaire du domaine public (AOT) ;
-aux loyers acquittés pour les locaux loués à des associations lucratives ou à des pépinières d'entreprises et subventionnés par une collectivité territoriale ;
-aux loyers ou redevances acquittés par les occupants dans le cadre d'un crédit-bail, d'une location-gérance, d'une concession de service public ou d'un affermage.
Le code DIF vise les exploitants occupant plusieurs locaux sous un bail unique n'ayant pas la même utilisation ni la même surface, et pour lesquels la répartition des loyers au prorata de la surface s'avère impossible.
Si, à partir du SIREN de l'entreprise, EDI-REQUETE transmet une liste des locaux connus de la DGFiP comme étant occupés par l'entreprise ayant effectué la demande, le mode d'occupation du local doit obligatoirement être renseigné.
Dans le cadre des contrôles de cohérence des données transmises dans le formulaire DECLOYER, le système vérifie que les données « Référence du local », « Invariant du local » et « Mode d'occupation du local » de cette même ligne sont servies.
Loyer annuel
Montant à déclarer
L'exploitant doit déclarer le loyer annuel pour chaque local loué au 1er janvier de l'année du dépôt de la déclaration (voir § 6-3). Ce montant peut être égal à « 0 ».
L'obligation de déclarer concerne les loyers des seuls locaux restitués par EDI-REQUETE (voir aussi § 6-10).
Exemple
Le loyer à déclarer pour le 18 mai 2017 correspond au loyer de la période du 1er janvier au 31 décembre 2017.
Le montant du loyer doit être indiqué hors taxes, hors charges et pour l'année civile (du 1er janvier N au 31 décembre N).
Montant du loyer en fonction du mode d'occupation du local
Le montant du loyer doit être obligatoirement transmis dans le cas où le déclarant est locataire de ce local et uniquement dans ce cas. Ainsi, la saisie du loyer est obligatoire lorsque :
-l'entreprise est locataire du local au 1er janvier 2017 ;
-le local était occupé au 1er janvier 2017, mais l'entreprise a quitté le local au cours de l'année. L'entreprise doit préciser la date de fin d'occupation du local et le montant du loyer annuel. Il en est de même en cas de cessation ou de transfert d'activité en cours d'année (voir § 6-20).
En cas d'occupation partielle du local, c'est-à-dire dans les cas où, au sein d'un même local appartenant à un même propriétaire, plusieurs exploitants exercent leur activité professionnelle, EDI-REQUETE restitue un local par exploitant. L'exploitant doit déclarer le loyer qu'il paye sans considération de la surface qu'il occupe.
La saisie du loyer est facultative pour les locaux dont le loyer ne reflète pas l'état du marché locatif (code « MLO ») (voir § 6-8). Ce montant peut être égal à « 0 » ou à tout autre montant supérieur.
Dans tous les autres cas, aucune donnée de loyer ne doit être transmise, même pour la valeur « 0 ».
Saisie d'un loyer interdite | ||
|---|---|---|
Mode d'occupation | Code | Précision |
Propriétaire-occupant | POC | L'exploitant est aussi le propriétaire du local. |
Occupation à titre gratuit | OTG | L'exploitant occupe son local à titre gratuit. |
Local connu de l'entreprise mais non occupé au titre de l'année de déclaration | LNO | Le local est connu de l'entreprise (occupation l'année précédant celle du dépôt de la déclaration) mais n'est plus occupé depuis le 1er janvier de l'année de la déclaration. Le déclarant précise qu'il connaît ce local mais qu'il n'est pas occupé l'année de la déclaration. |
Local inconnu de l'entreprise | INC | Le local restitué est inconnu de l'entreprise (voir § 6-11). |
Locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes | DIF | Un exploitant occupe plusieurs locaux sous un bail unique n'ayant pas la même utilisation ni la même surface, et la répartition des loyers au prorata de la surface est impossible (voir § 6-14). |
Cas particuliers
Loyer annuel inconnu à la date de la déclaration
Si, au moment de la déclaration, le montant du loyer de l'année n'est pas encore connu, il convient de déclarer un loyer reconstitué (mois de janvier x 12, par exemple).
Occupation de plusieurs locaux sous un bail unique
Si les locaux ont la même utilisation et la même surface, le loyer annuel doit être réparti en fonction du nombre de locaux.
Exemple
L’entreprise est locataire de 5 bureaux de même surface dans un immeuble collectif pour un montant de 250 000 € par an.
Loyer à déclarer : 250 000 / 5 soit 50 000 €.
Locaux ayant la même utilisation mais de surfaces différentes
Dans ce cas, le loyer doit être réparti au prorata des surfaces de ces locaux.
Exemple
L’entreprise est locataire de 4 bureaux de surfaces différentes dans un immeuble collectif pour un montant de 200 000 € : 2 bureaux de 20 m², 1 de 25 m² et un de 10 m².
Montant des loyers à déclarer :
-200 000 × 20 / 75, soit 53 333 € pour le local 1 de 20 m² ;
-200 000 × 20 / 75, soit 53 333 € pour le local 2 de 20 m² ;
-200 000 × 25 / 75, soit 66 667 € pour le local 3 de 25 m² ;
-200 000 × 10 / 75, soit 26 667 € pour le local 4 de 10 m².
La même solution est appliquée pour les parkings où chaque emplacement est identifié par un identifiant cadastral unique (un seul invariant).
Locaux correspondant au code DIF
Si les locaux n’ont pas la même utilisation ou lorsqu'il est impossible de répartir le loyer en fonction de la surface (l'exploitant ne connaît pas les surfaces mais sait qu'elles sont différentes, par exemple) :
-le mode d'occupation du local doit être déclaré sous le code DIF (voir § 6-4) ;
-la donnée « Montant du loyer » ne doit pas être transmise, même pour une valeur « 0 ».
Exemples
L'entreprise est locataire de 3 locaux dans un immeuble collectif (2 magasins et 1 bureau) et paye un loyer global pour ces 3 locaux.
L'entreprise est locataire, le loyer est global pour 4 locaux de surfaces différentes (bureaux, par exemple) dans le même immeuble et l'entreprise ignore la répartition de ces surfaces.
Loyer mixte
Si le loyer inclut une partie habitation et une partie professionnelle, il convient de déclarer le loyer dû pour la seule partie professionnelle, au prorata des surfaces.
Exemple
Un médecin qui exerce son activité dans son domicile ne doit renseigner que la partie de son loyer annuel relative à son cabinet.
Loyer révisé
Si le montant du loyer doit être révisé en cours d'année, il convient de déclarer le loyer mensuel ramené à une année complète, sans tenir compte de la réévaluation.
Exemple
Montant mensuel du loyer 500 € en janvier et révisé au 1er juillet.
Montant annuel à déclarer : 500 × 12, soit 6 000 €.
Franchise de loyer, loyer à paliers ou loyer variable
Selon le cas, il convient de déclarer :
-lorsque le montant du loyer est fixé dans le bail mais que le bailleur accepte de diminuer ou de ne pas percevoir le loyer pendant une durée déterminée, le montant porté sur le bail hors charges et hors taxes pour une année donnée, sans tenir compte de la diminution accordée par le propriétaire ;
-si le local fait l'objet d'un bail de location avec loyer à paliers (le loyer annuel est connu à l'avance mais la répartition mensuelle résulte des clauses du bail), le loyer annuel en tenant compte des paliers prévus s'ils sont mensuels, tels qu'ils figurent sur le contrat de bail, hors charges et hors taxes ;
-si le contrat comporte une clause de loyer variable (clause d'échelle mobile ou clause recette), le loyer de l'année N – 1 (l'évolution des loyers n'étant pas connue en début d'année N).
Exploitant propriétaire-exploitant ou occupant à titre gratuit
Lorsque l'exploitant est propriétaire de son local ou occupe le local à titre gratuit (code OTG), il a l’obligation de transmettre DECLOYER mais aucun loyer, même pour une valeur « 0 », ne doit être déclaré. Ainsi, l'exploitant du local doit :
-s’il est propriétaire du local qu'il exploite, transmettre le motif POC « Propriétaire occupant » et laisser la donnée relative au loyer non renseignée ;
-s’il est occupant à titre gratuit du local exploité, transmettre le motif correspondant OTG « Occupant à titre gratuit » et laisser la donnée relative au loyer non renseignée.
Sous-location
Si, après requête de l'exploitant du local via EDI-REQUETE, des informations sont restituées au déclarant dans le cadre de la sous-location, il doit déclarer les loyers correspondants.
Si aucune information n'est restituée par EDI-REQUETE, aucun loyer n'est à déclarer.
Il n'existe pas de motif spécifique à la sous-location. Dans ce cas :
-la situation d'occupation du local est LOC « Locataire » ;
-le loyer à déclarer est le loyer de l'année en cours hors taxe, hors charge et pour l'année civile, mentionné dans le contrat de sous-location.
L'exploitant quitte son local en cours d'année
Si l'exploitant quitte le local (cessation ou de transfert d'activité) en cours d'année, il doit préciser, dans le formulaire DECLOYER, la date de fin d'occupation du local et renseigner le montant du loyer payé pour la période du 1er janvier à la date de fin d'occupation du local (voir exemple 1).
La même solution s’applique lorsque le locataire quitte son local en cours d'année mais est encore engagé envers son propriétaire en raison de son préavis (voir exemple 2).
Exemples
Un exploitant qui a exercé son activité dans un local du 1er janvier au 25 février 2017, déclare le montant du loyer pour les 2 mois d'occupation du local et renseigne comme date de fin d'occupation du local le 25 février 2017.
Le bail doit s'arrêter au 30 juin 2017 en raison du préavis mais l'exploitant quitte effectivement le local le 30 mai 2017. Il déclare le montant du loyer pour les 5 mois d'occupation du local (de janvier à mai) et renseigne comme date de fin d'occupation du local le 30 mai 2017.
Sanctions
Le défaut de production, dans le délai prescrit, de la déclaration entraîne l'application d'une amende de 150 €. Les omissions ou inexactitudes constatées dans les mêmes déclarations entraînent l'application d'une amende de 15 € par omission ou inexactitude, sans que le total des amendes applicables par déclaration puisse être inférieur à 60 € ni supérieur à 150 € (CGI art. 1729 C).
Toutefois, aucune sanction n'est appliquée en cas de local manquant dans la déclaration ou d'absence de local transmis par l'administration.
