Lettre de convocation des associés d'une SARL à l'AGO (sans commissaire aux comptes)


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La Revue Fiduciaire

Fiscal

En principe, cette lettre doit être envoyée au moins quinze jours avant la date de l'assemblée. La loi impose qu'elle doive prendre la forme recommandée avec AR. Vérifier également les statuts.

La convocation peut également être effectuée par voie électronique. La société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal pour satisfaire aux formalités de convocation des assemblées doit en soumettre la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut donner son accord écrit par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée des associés. En cas d'accord, la convocation et les documents et renseignements nécessaires sont transmis à l'adresse indiquée par l'associé. Si l'associé ne donne pas son accord, la société a recours à un envoi postal. Les associés qui ont consenti à l'utilisation de la voie électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal vingt jours au moins avant la date de l'assemblée suivante (c. com. art. R. 223-20).

Covid-19. Le recours au courrier électronique est un moyen plus adapté pour une convocation urgente et exempte de formalisme. Ce moyen de convocation est donc, cette année, à privilégier en ce contexte de crise.

Par ailleurs, l'ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 a adapté les règles relatives aux réunions des assemblées et des organes collégiaux des sociétés. Elle ouvre la possibilité aux sociétés de tenir les assemblées entre le 12 mars et le 30 novembre 2020 hors la présence physique de leurs associés, y compris dans le cadre de l'approbation des comptes (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 4 ; décret 2020-295 du 29 juillet 2020, art. 1).

Si le gérant choisit de faire délibérer les associés par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, ou encore, par le biais d'une consultation écrite, il devra le mentionner dans la convocation.

Société ( dénomination sociale )

Au capital de

Dont le siège est

Numéro d'identification (SIREN à 9 chiffres), RCS

 
 

( nom, prénom )

( adresse ) ( code postal et ville )

À ... , le .

Lettre recommandée avec AR

Objet :

( Cher associé, ou Monsieur, ou Madame, )

J'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire annuelle des associés qui sera réunie le [ •   au siège social ou •   à ( indiquer le lieu de la réunion ) , ou •    le cas échéant, par visioconférence ou par un autre moyen de télécommunication, ou encore, par le biais d'une consultation écrite] , à l'effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant :

  -lecture du rapport de la gérance sur les opérations de l'exercice clos le ( date de clôture ) ;

  -approbation de ces comptes et du rapport de gestion ;

  -quitus au gérant ;

  -affectation des résultats de l'exercice.

•   Autres points à l'ordre du jour (le cas échéant) :

  -modification de la rémunération du gérant,

  -renouvellement du mandat du gérant,

  -nomination d'un nouveau gérant,

  -autorisation à donner au gérant en application des dispositions statutaires, pour conclure ,

  -lecture du rapport spécial du gérant sur les conventions réglementées visées à l'article L. 223-19 du code de commerce et approbation de ces conventions.

Conformément à l'article R. 223-18 du code du commerce, vous trouverez sous ce pli :

  -le bilan et l'annexe ;

  -le compte de résultat ;

  -(le cas échéant) rapport de gestion ;

  -le texte des résolutions proposé au vote de l'assemblée ;

  -(le cas échéant pas obligatoire) le rapport spécial du gérant sur les conventions réglementées ;

  -(le cas échéant) les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe.

L'inventaire est tenu à votre disposition au siège social pendant le délai de quinze jours qui précède l'assemblée.

Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée, vous avez la faculté de vous y faire représenter par [ •   votre conjoint ou par un autre associé ou •    ( certaines clauses statutaires prévoient une représentation par toute personne dans ce cas, ajouter : ) par toute personne de votre choix)].

À cet effet, est jointe une formule de procuration à remettre à votre mandataire ou à retourner au siège social après l'avoir dûment complétée et signée.

Dans cette perspective, veuillez agréer, ( Cher associé, ou: Monsieur, ou: Madame, ) l'expression de mes salutations distinguées.

Le gérant

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