7 - Réforme de la facturation électronique : cas d’usage

Grégoire PERSON

Avocat

Cyplom Avocats

Thomas LE BOUCHER

Avocat

Cyplom Avocats

Après un premier volet sur le champ d’application de la réforme de la facturation électronique, la série d’articles dédiés à cette réforme, en partenariat avec le cabinet Cyplom Avocats, se poursuit.

Le dernier webinaire a été l’occasion de revenir sur certains cas d’usage de la réforme, sujet qui a suscité de nombreuses interrogations quant à leur impact pratique pour les professionnels.

Introduction

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La généralisation de la facturation électronique implique pour les entreprises la prise en compte des différents cas d'usage spécifiques s’agissant des opérations dont le traitement peut s’avérer complexe telles que les notes de frais ou les opérations avec des intermédiaires.

En l’absence de publication officielle sur les cas d’usage depuis l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF), les éléments présentés ci-dessous se fondent sur la version 2.4 du 19 juin 2024, interprétée à la lumière des développements récents de la réforme.

Les cas d’usage feront l’objet de commentaires et de précisions complémentaires dans le cadre des travaux menés par l’Association française de normalisation (AFNOR), désormais chargée de l’élaboration des normes d’harmonisation en matière de facturation électronique.

Tickets de péage et tickets de parking

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En synthèse, les tickets de péage et de parking délivrés par les automates sont considérés comme des documents valant facture permettant la déduction de la TVA, mais restent soumis à une obligation de e-reporting au niveau du fournisseur à l’inverse des abonnements et des cartes accréditives qui sont soumis à une obligation de e-invoicing. Le client assujetti recevant un reçu d’un automate devra corriger sa déclaration de TVA pré-remplie pour procéder à la déduction de la TVA correspondante.

Les tickets de péage et de parking remis à un assujetti par un automate entrent en principe dans le champ de l’obligation de facturation et de la réforme (flux e-invoicing).

Pour autant, une tolérance administrative, publiée au BOFiP et reprise par l’administration dans les anciennes spécifications, permet de considérer les reçus délivrés par ces automates comme des documents valant facture s'ils mentionnent le taux et le montant de la TVA, un numéro séquentiel de délivrance et un espace réservé à l'usager (nom ou raison sociale, adresse ou lieu du siège social, numéro d’immatriculation du véhicule et objet du déplacement) (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-20-§§ 80 et s.-19/01/2022).

En définitive, le prestataire qui gère l’automate devra effectuer un e-reporting des transactions par transmission des données globales à la journée. En effet, il est dans l’incapacité en pratique d’identifier le client.

Cette structuration implique que le client devra personnellement reporter la TVA déductible en lien avec l’opération sur sa déclaration de TVA. À défaut, la TVA ne pourra pas être déduite. Aucun pré-remplissage ne sera possible dans ce cadre sur sa CA3.

Il convient de noter que cette tolérance ne s’applique qu’aux documents émis par des automates : l’émission d’une facture sous format e-invoicing reste obligatoire pour les abonnements et les cartes accréditives au profit d’assujettis établis en France (abonnement télépéage, carte de carburant / péage, etc.). Les factures correspondantes doivent comporter toutes les mentions obligatoires inhérentes aux factures électroniques.

Notes de restaurant

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En synthèse, les notes de restaurant d’un montant inférieur à 150 € HT doivent principalement comporter mention du taux et du montant de TVA pour valoir facture permettant la déduction de la TVA. Elles sont alors soumises à une obligation de e-reporting au niveau du restaurateur. Les autres notes doivent faire l’objet d’une obligation d’émission d’une facture sous format e-invoicing si elles sont émises à destination d’une personne assujettie à la TVA et établie en France.

Similairement aux tickets de péage, les prestations de restauration réalisées par un assujetti entrent en principe dans le champ de la facturation électronique lorsque la prestation est réalisée au profit d’un assujetti établi en France (e-invoicing).

Toutefois, une tolérance administrative existe pour les notes d’un montant inférieur à 150 € hors taxe (HT) (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-20-§§ 130 et s.-19/01/2022). Celles-ci doivent mentionner le taux et le montant de la TVA ainsi qu’un numéro séquentiel de délivrance, mais peuvent ne pas comporter les éléments d’identification du client. Ces derniers devront alors être renseignés par le client lui-même dans un espace prévu à cet effet. Ces documents, bien que non nominatifs, permettent néanmoins la déduction de la TVA par le client.

Dans le même esprit que pour les automates, le restaurateur pourra déclarer l’opération via un flux d’e-reporting, en transmettant les données globales de la journée. Le client devra quant à lui reporter lui-même le montant de TVA déductible correspondant sur sa déclaration de TVA. À défaut, la TVA ne pourra pas être déduite. Aucun pré-remplissage ne sera possible dans sa CA3.

Pour les autres opérations, l’émission d’une facture électronique sous format e-invoicing est obligatoire. C’est le cas par exemple des prestations de restauration d’un montant hors taxe total supérieur à 150 € HT à destination d'un client assujetti établi en France. Une facture sous format hors réforme devra également être émise dans le cas où un client en fait la demande expresse mais n’est pas un assujetti établi en France (personne morale non assujettie ou salarié d’une entreprise étrangère par exemple).

En cas de demande de facture a posteriori pour une opération initialement déclarée en B2C dans le cadre du e-reporting, la facture électronique émise (e-invoicing) devra mentionner « TVA déjà collectée » au sein de la facture.

En pratique, la facture émise par le restaurateur est transmise à la société du salarié via la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) choisie, et ce, avant même que le salarié ne déclare sa note de frais à son employeur. Cette dernière est toutefois en principe présentée comme déjà réglée, excluant ainsi tout risque de double paiement. En effet, lorsque la facture est au nom de l’entreprise mais que le paiement est effectué par le collaborateur / salarié, ce dernier est considéré comme un tiers payeur et son nom peut être indiqué sur la facture dans un champ d’information complémentaire dédié.

Néanmoins, en fonction de la diligence des salariés, certaines entreprises pourraient être confrontées à des factures en attente au sein de leur plateforme. Il sera nécessaire de valider ou refuser les factures correspondantes. Les entreprises devront probablement fixer un délai maximal dans lequel les salariés devront saisir leurs notes de frais dans le système afin qu'elles puissent être rapprochées des factures originales reçues par l’intermédiaire de la PDP et donc validées.

Afin de faciliter la réconciliation et d’assurer une traçabilité optimale, il conviendra que les salariés demandent aux restaurateurs une copie de la facture émise au nom de leur employeur.

La coexistence de reçus papier et de factures électroniques (e-invoicing) pourrait complexifier la gestion des notes de frais dans certaines structures.

Cette complexification accrue du traitement des notes de frais expose selon nous de nombreuses sociétés à abandonner purement et simplement la déduction de la TVA sur ces notes de frais compte tenu des contraintes que la réforme pourra générer. Cela serait selon nous une erreur compte tenu des montants que la TVA sur les notes de frais peut représenter pour certains groupes.

À titre pratique, il peut être envisagé de demander au restaurateur de scinder l’addition en plusieurs reçus de moins de 150 € HT lorsque plusieurs membres de l’entreprise participent à un même repas, afin d’en simplifier le traitement.

En outre, pour un meilleur suivi, il est possible de demander aux salariés d’indiquer un suffixe ou un code routage particulier lors de l’émission de la facture pour permettre aux équipes comptables d’identifier qu’il s’agit d’une note de frais.

Ces deux recommandations pointent le doigt sur un enjeu de taille : un traitement conforme des notes de restaurant exige une grande rigueur des collaborateurs de la société et du restaurateur.

Il va donc falloir ajouter à l’enjeu technique relatif au traitement des notes de restaurant au sein de chaque société celui de la sensibilisation, voire de la formation, des collaborateurs afin de s’assurer que la gestion des notes soit correctement réalisée.

Notes de frais (hors notes de restaurant et tickets de péage)

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La gestion des notes de frais des collaborateurs est un cas fréquent pour les entreprises et fait à ce titre l’objet d’un cas d’usage qui distingue deux situations principales.

À titre préalable, il convient de souligner que, s’agissant des frais engagés par des salariés, les factures doivent être établies au nom de la société elle-même. Dans le cas contraire, la TVA n’est pas déductible (CE 17 avril 2013, n° 334423) sauf dans le cadre des tolérances indiquées précédemment.

Facture au nom de l'entreprise

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En synthèse, avec la réforme, le fournisseur établi en France aura une obligation de e-invoicing à l’égard de l’entreprise elle aussi établie en France. Dans le cas contraire, la société cliente ferait face à un risque de remise en cause de son droit à déduction.

Lorsque les frais sont engagés par un collaborateur / salarié mais que la facture est établie par le fournisseur au nom de l'entreprise (ex. bricolage, supermarché, carburant…), il s'agit en principe d'une opération domestique entre assujettis et entrant dans le champ de l’obligation d’émission de factures électroniques sous format e-invoicing lorsque le fournisseur est une entreprise établie en France.

Le fournisseur doit, dans ce cas, émettre une facture électronique à destination de l’entreprise. Dès lors, aucune obligation déclarative ni de conservation ne pèse, en principe, sur le collaborateur. Toutefois, à titre pratique, afin de faciliter la réconciliation entre la facture reçue par l’entreprise via sa PDP et la note de frais déclarée, il est recommandé que le salarié obtienne une copie de la facture émise.

Les observations formulées s’agissant des prestations de restauration soumises à l’obligation de facturation électronique (e-invoicing) trouvent à s’appliquer dans le présent cas.

Le remboursement du salarié par l’entreprise interviendra, soit directement lorsque celui-ci est identifié comme tiers payeur, soit à l’issue de la déclaration de la note de frais. Cette opération ne donne lieu à aucune obligation de e-invoicing ni de e-reporting.

À noter
Lorsque le fournisseur est établi à l’étranger, l’opération relève du champ du e-reporting (transmission des données de transaction) lorsque l’opération est imposable à la TVA française. Il incombe alors aux équipes de l’entreprise du salarié de saisir la facture d’achat afin qu’elle soit intégrée dans le dispositif.
En cas d’omission, la société preneuse s’expose à une amende pour défaut d’autoliquidation, équivalente à 5 % des montants de TVA déductible ou à un redressement eu égard à la TVA non déductible.

Facture au nom du collaborateur ou absence de facture

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En synthèse, le fournisseur aura une obligation de e-reporting à l’égard du collaborateur. La société du collaborateur doit comptabiliser l’opération pour le montant TTC de la facture en l’absence d’un justificatif permettant la déduction de la TVA.

Lorsque le salarié règle avec ses propres fonds une dépense – telle qu’un abonnement téléphonique ou internet – et que la facture est établie à son nom, l’opération est considérée, du point de vue du fournisseur, comme une transaction réalisée avec un non-assujetti.

Il en va de même en l’absence de facture, notamment dans le cas de « menues acquisitions de produits consommables » pour lesquelles seul un ticket de caisse est délivré permettant ainsi la déduction de la charge en matière d’impôt direct (BOFiP-BIC-CHG-10-20-20-§ 40-19/05/2014). Ces opérations, constituant des opérations entre un assujetti et un non-assujetti, entrent dans le champ du e-reporting : le fournisseur est alors tenu de les déclarer via un flux de transmission de données de transaction.

En cas de remboursement par l’entreprise, il appartient au salarié d’obtenir un justificatif comportant les mentions obligatoires (date, nom du fournisseur, description de la dépense, montant de la TVA) afin de permettre, le cas échéant, la déduction de la TVA. Il convient donc qu’il demande une facture électronique e-invoicing au fournisseur dans l’hypothèse où ce dernier est établi en France. À défaut, bien que le remboursement du salarié demeure possible, la société ne pourra pas déduire la TVA afférente et la charge devra donc être comptabilisée pour son montant TTC.

Comme pour les factures émises au nom de l’entreprise mais réglées par un collaborateur, le remboursement de la dépense par l’employeur ne donne lieu, de son côté, à aucune obligation d’émission d’une facture électronique ni de transmission de données de transaction.

Délégation de paiement : sous-traitance et co-traitance

Sous-traitance entre opérateurs établis en France

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Dans le cadre général de la sous-traitance, deux factures sont émises : une du sous-traitant à l’entreprise principale / fournisseur (F1) et une de l'entreprise principale à l'acheteur (F2).

Toutefois, dans certaines situations, les opérations nécessitent des ajustements dès lors que le sous-traitant obtient le paiement de sa prestation par le client final.

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Délégation de paiement (B2B)

En synthèse, il existera une obligation de e-invoicing pour le sous-traitant à l’égard de l’entreprise principale (F1) et pour l’entreprise principale à l’égard de l’acheteur (F2).

Dans le cadre d’un contrat impliquant un acheteur assujetti (B2B), un entrepreneur principal et un sous-traitant, tous trois établis en France, les opérations doivent être traitées comme suit :

• D’une part, la première facture (F1), émise par le sous-traitant à destination de l’entrepreneur principal, doit être établie au format électronique (e-invoicing). Elle correspond au montant de la prestation de sous-traitance, TVA comprise, sauf en cas d’application du mécanisme d’autoliquidation par le preneur, notamment dans le cadre de travaux immobiliers.

Cette facture comporte également, dans un bloc dédié, l’identification de l’acheteur final.

Une fois validée par l’entreprise principale, la facture est transmise à l’acheteur, lequel procède alors au règlement du sous-traitant. En l’absence de Portail Public de Facturation, cette transmission devrait être assurée par les plateformes de dématérialisation partenaires, au moyen de protocoles d’interopérabilité. Il sera donc essentiel de pouvoir identifier de manière précise l’acheteur, généralement via son numéro SIREN, complété le cas échéant d’un suffixe.

• D’autre part, au titre de la facture entre l’entreprise principale et l’acheteur, cette seconde facture (F2) est également une facture électronique (e-invoicing). Elle est transmise par l’entreprise principale à l’acheteur et mentionne le montant total de la prestation du fournisseur et du sous-traitant ainsi que le montant de TVA correspondant.

Le solde à payer doit être adapté si la facture F1 a déjà fait l’objet d’un versement anticipé. En outre, il convient que l’entrepreneur principal déclare bien l’encaissement des sommes par le sous-traitant afin de permettre la reconnaissance de l’exigibilité de la TVA. Pour cela, lors de la déclaration du statut de l’encaissement par le sous-traitant, le paiement doit remonter également au niveau de l’entrepreneur principal afin de déclarer l’encaissement à hauteur du paiement reçu par le sous-traitant. Les données d’encaissement, issues du cycle de vie de la facture du sous-traitant, seront ainsi probablement remontées par les PDP au niveau de l’entrepreneur principal.

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Paiement direct (B2G)

En synthèse, une obligation de e-invoicing pèsera sur le sous-traitant à l’égard de l’entreprise principale et à l’égard de l’acheteur public.

Dans le cadre des marchés publics (B2G) prévoyant un paiement direct du sous-traitant par la personne publique, deux documents sont émis électroniquement :

• La facture du sous-traitant à l’entreprise principale :

Le sous-traitant, établi en France, émet une facture au format e-invoicing à destination de l’entreprise principale. Pour bénéficier du paiement direct par la personne publique, il doit expressément mentionner cette demande sur la facture.

Cette demande est ensuite soumise à l’acceptation du titulaire du marché (l’entreprise principale), qui en valide le contenu.

• Transmission à l’acheteur public :

Une fois validée, la demande de paiement est adressée à l’acheteur public, accompagnée de l’accord de l’entreprise principale. Cela permet à la personne publique de procéder au règlement direct du sous-traitant.

• La facture de l’entreprise principale à l’acheteur public :

En parallèle, l’entreprise principale émet sa propre facture électronique à destination de l’acheteur public, au titre de l’exécution globale du marché.

En définitive, le traitement de ces flux s’apparente à un mécanisme de délégation de paiement, avec une gestion spécifique propre aux marchés publics.

À noter
Certaines spécificités procédurales sont à prévoir, dans la mesure où les personnes publiques utilisent par principe la plateforme Chorus Pro, ce qui peut impliquer des modalités d’interopérabilité ou de dépôt différentes de celles en vigueur dans les relations B2B classiques.

Co-traitance

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En cas de co-traitance, plusieurs entreprises s’associent temporairement afin de présenter une offre commune dans le cadre d’un marché. Dans ce schéma, l’un des co-traitants est désigné comme mandataire de la co-traitance. Ce mandataire est chargé de représenter le groupement vis-à-vis de l’acheteur et de centraliser les flux de facturation.

Le processus s’organise généralement en deux étapes :

-chaque co-traitant émet une facture électronique (F1) à destination du mandataire, correspondant à sa part d’exécution du marché ;

-le mandataire, à son tour, émet une facture électronique (F2) à destination de l’acheteur pour l’ensemble des prestations réalisées par le groupement.

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Co-traitance en B2B

En synthèse, les co-traitants auront une obligation de e-invoicing à l’égard du mandataire en indiquant l’identité de l’acheteur (F1) et pour le mandataire à l’égard de l’acheteur (F2).

En B2B, la facture de chaque co-traitant au mandataire (F1) est une facture électronique classique (e-invoicing), avec indication du co-traitant comme fournisseur, du mandataire comme agent du vendeur et destinataire de la facture, et de l'acheteur final comme acheteur.

Après avoir visé la facture F1 émise par chaque co-traitant (contrôle de conformité), le mandataire émet à son tour une facture électronique (F2) à destination de l’acheteur. Cette facture est établie en son nom, en tant que fournisseur et agent du vendeur. Elle intègre le décompte récapitulatif de l’ensemble des factures des co-traitants.

Dans ce schéma, le mandataire est perçu comme un intermédiaire centralisant, pour le compte de l’acheteur des prestations fournies par les autres membres du groupement : il simplifie la gestion et le paiement des factures des co-traitants.

À noter
Dans le cadre du dispositif tel que commenté par l’administration lors de l’existence du Portail Public de Facturation, le mandataire devait également auto-viser la facture F2, c’est-à-dire effectuer une validation formelle de sa propre facture, pour des raisons techniques liées à la chaîne de traitement. Ce contrôle interne s’ajoutait au visa préalable de la facture F1.

Enfin, l’acheteur procède au paiement des différentes factures, à savoir :

-le règlement de la facture F1 (en faveur des co-traitants, selon les coordonnées bancaires figurant sur F2) ;

-et celui de la facture F2, émise par le mandataire.

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Co-traitance en B2G

En synthèse, les co-traitants auront une obligation de e-invoicing à l’égard du mandataire (F1) avec transmission pour le mandataire de F1 à l’acheteur public via Chorus Pro.

Pour les marchés publics, les co-traitants émettent des factures électroniques (e-invoicing) à destination du mandataire (F1), avec les mêmes mentions qu’en B2B, à l’exception du champ « Adressé à » correspondant au destinataire : dans ce cas, la facture est adressée à l’agent de l’acheteur public (le mandataire), tout en précisant que l’acheteur est bien une personne publique.

Ces factures F1 sont également visées par le mandataire avant d’être directement transmises à l’acheteur public via Chorus Pro, sans qu’une seconde facture (F2) ne soit émise par le mandataire à destination de l’acheteur.

Une fois approuvée par l’acheteur public, la facture donne lieu au paiement des factures F1 au profit des co-traitants.

E-commerce – Marketplace

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Avec l’essor des places de marché (ou « marketplaces »), il convient de s’intéresser aux cas particuliers des factures dont le paiement est effectué à un tiers (la place de marché ou un sous-traitant de cette dernière), agissant en tant qu’intermédiaire de paiement.

Ce cas vise l’hypothèse dans laquelle un acheteur passe commande auprès d’un fournisseur référencé sur une plateforme en ligne, le paiement étant réalisé en ligne par le biais de l’intermédiaire.

L’opérateur de la marketplace peut, selon les modalités contractuelles, disposer d’un mandat de facturation établi au nom et pour le compte du fournisseur.

Intermédiaire de paiement sans mandat de facturation

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En synthèse le fournisseur sera tenu à une obligation de e-invoicing à l’égard de l’acheteur assujetti établi en France (F1) et l’intermédiaire aura également une telle obligation à l’égard du fournisseur (F2).

Dans ce schéma, après encaissement du paiement par l’intermédiaire, une première facture électronique (e-invoicing) est émise par le fournisseur établi en France à destination de l’acheteur (F1), ce dernier étant une entreprise assujettie à la TVA également établie en France.

Cette facture F1 comporte la mention « déjà payée » et peut également indiquer l’intermédiaire de paiement en tant que « payeur de la facture ». À la suite de cette émission, l’intermédiaire reverse au fournisseur la quote-part correspondante du paiement encaissé.

Parallèlement, l’intermédiaire de paiement émet une facture électronique distincte (F2) à destination du fournisseur, au titre des commissions ou frais appliqués. Cette facture F2 porte également la mention « déjà payée ».

Intermédiaire de paiement avec mandat de facturation

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En synthèse, il existera une obligation de e-invoicing par l’intermédiaire au nom du fournisseur (F1) et à destination du fournisseur (F2).

L’existence d’un mandat de facturation facilite la gestion des flux de facturation puisque la facture F1 « déjà payée » est créée directement par l’intermédiaire au nom et pour le compte du fournisseur. Il émet ensuite sa facture de commission au profit du fournisseur (F2).

L’opération est structurée de la façon suivante :

• Cette facture électronique (e-invoicing) F1 est transmise au fournisseur et à l’acheteur dans le cadre de l’opération B2B qui prend place entre ces deux derniers acteurs établis en France.

Dans ce contexte, la plateforme agissant comme mandataire de facturation agit en lieu et place du fournisseur pour établir et transmettre la facture à l’acheteur. Le fournisseur reste responsable de l’encaissement et, dans le cas d’une prestation de services, de la mise à jour du statut « encaissée ». Les données de facturation sont déclarées par le mandataire, tandis que les données de paiement peuvent, le cas échéant, être déclarées par le fournisseur. Toutefois, en pratique, la facture est généralement déjà payée lors de son émission dans le cadre d’une place de marché.

Deux options – non exclusives – sont prévues en matière de transmission via les plateformes de dématérialisation partenaires :

-option 1 : l’utilisation d’une plateforme commune entre le fournisseur et son mandataire de facturation ;

-option 2 : l’utilisation de plateformes distinctes : dans ce cadre, le mandataire transmet sa facture soit directement à l’acheteur soit par l’intermédiaire de la PDP du fournisseur.

Dans les deux cas, les informations relatives au mandataire de facturation doivent être renseignées dans la facture.

À noter
Même en présence d’un mandat de facturation, l’intermédiaire doit identifier avec précision le statut du client du fournisseur afin de déterminer si une facture doit être émise au format e-invoicing ou si, à défaut, un justificatif doit être transmis hors du système de facturation français et déclaré dans le cadre d’un flux e-reporting (par exemple en cas de vente à un particulier ou à un client établi à l’étranger).

• En parallèle, l’intermédiaire met à disposition les fonds au fournisseur diminué de la commission prélevée. Cette commission donne lieu à l’édition d’une seconde facture électronique « déjà payée » de commissions / frais au fournisseur (F2) qui fait encore une fois l’objet de l’obligation de e-invoicing.

Option pour la TVA sur les débits

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En synthèse, la simplification des formalités déclaratives ne doit pas être la seule considération à prendre en compte lors de l’option pour la TVA sur les débits en matière de prestations de services. L’option peut avoir des impacts sur la trésorerie de l’entreprise.

Dans le cadre des questions soulevées lors du webinaire, certains participants ont évoqué la possibilité d’opter pour le paiement de la TVA sur les débits, dans une optique de simplification des déclarations.

Pour rappel, qu’il s’agisse de prestations de services relevant de l’obligation de facturation électronique (e-invoicing) ou de transmission des données de transaction (e-reporting), ces opérations sont, par principe, également soumises à une obligation de transmission des données de paiement – sauf en cas d’application du mécanisme d’autoliquidation de la TVA.

Lorsqu’un prestataire opte pour la TVA sur les débits, la taxe devient exigible lors de la facturation, et non à l’encaissement. Ainsi, les prestations de services pour lesquelles la TVA est exigible sur les débits échappent à cette obligation de transmission des données de paiement.

Dès lors, les équipes comptables ne sont pas tenues d’analyser, dans le cadre des travaux déclaratifs mensuels, les factures non encore réglées.

Cette simplicité soulève légitimement la question de l’opportunité que peut représenter l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, dans un objectif de réduction de la charge déclarative liée à la réforme.

Toutefois, cette option n’est pas sans conséquence, notamment en matière de trésorerie et de gestion opérationnelle :

-en cas d’option pour les débits, la TVA devient exigible dès l’émission de la facture, indépendamment de son paiement effectif. L’entreprise est donc tenue de reverser la TVA à l’État avant même d’avoir encaissé le prix de la prestation. Cela peut générer une avance de trésorerie significative, notamment dans les secteurs où les paiements sont différés ;

-en cas de créance irrécouvrable, la société doit être en mesure de prouver le caractère définitivement irrécouvrable de la dette pour espérer récupérer la TVA versée. Le simple défaut de paiement ne suffit pas à justifier une demande de remboursement ;

-enfin, l’absence de transmission des données de paiement peut compliquer la prise en compte d’un escompte. En effet, lorsqu’un escompte est accordé sur une opération, et que la TVA est exigible sur les débits, la base taxable initialement déclarée n’intègre pas immédiatement la réduction de prix. En l’absence d’information sur le paiement effectif, l’entreprise est contrainte soit de régulariser manuellement la TVA collectée, soit d’émettre un avoir du montant de l’escompte. A contrario, en l’absence d’option pour les débits, la prise en compte de l’escompte peut être opérée par l’intermédiaire d’une mention sur la facture.

Ainsi, si l’option pour la TVA sur les débits peut apparaître comme un levier de simplification sur le plan déclaratif, elle suppose une étude préalable des impacts.

Retenues de garanties dans le bâtiment

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En synthèse, l’option pour la TVA sur les débits permet d’éviter de transmettre les données de paiement relatives au paiement du montant minoré de la retenue et le cas échéant du montant de la retenue de garantie non mise en œuvre. Pour autant, en cas de mise en œuvre de la retenue, elle oblige l’entreprise à prendre à sa charge un surplus de TVA collectée.

Autre exemple de l’impact lié à l’absence de déclaration des statuts de paiement : les retenues de garantie dans le secteur des marchés de travaux.

Dans certains contrats de prestation de services, notamment dans le BTP, le client peut retenir un pourcentage du montant facturé (5 %, 10 %, etc.) à titre de garantie, généralement libéré après un délai convenu.

Livraison de bien ou prestation de services avec option pour les débits

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Du point de vue de la facturation électronique, l’absence de transmission des données de paiement – liée à l’option pour la TVA sur les débits en matière de prestations de services – empêche la prise en compte, au titre de la TVA collectée, d’une retenue de garantie, laquelle peut représenter un pourcentage des montants facturés.

Lorsque cette retenue de garantie est effectivement appliquée, elle réduit le montant réellement perçu par le prestataire, sans pour autant entraîner automatiquement une correction du montant de TVA déclaré, sauf si un ajustement comptable spécifique est réalisé.

Afin de corriger cette situation, il est nécessaire que le prestataire émette un avoir partiel correspondant au montant de la retenue de garantie non perçue. Cet avoir permet :

-d’ajuster la base imposable à la TVA ;

-de réduire le montant de TVA collectée déclaré ;

-et de garantir la cohérence entre la réalité économique de l’opération et les données transmises à l’administration fiscale.

Ce formalisme est d’autant plus crucial dans le contexte de la facturation électronique, où tout écart entre les données corrigées via les déclarations de TVA (CA3) et les données transmises peut être détecté et contrôlé par l’administration.

Prestation de services sans option pour les débits

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Pour les prestations de services relevant du régime de la TVA exigible à l’encaissement, la retenue de garantie est automatiquement prise en compte grâce à la transmission des données de paiement dans le cadre de la facturation électronique. Dans ce cas, seuls les montants effectivement encaissés sont pris en compte pour déterminer la TVA collectée.

Si, ultérieurement, la retenue de garantie est levée et le solde versé, une deuxième transmission de données de paiement interviendra, permettant de mettre à jour la TVA exigible correspondante.

En revanche, si la retenue de garantie est définitivement appliquée, aucune nouvelle transmission de données de paiement n’aura lieu. Un avoir pourra alors être émis par le prestataire, sans incidence sur la TVA collectée, celle-ci ayant été calculée dès l’origine sur les sommes réellement encaissées.

Pour conclure

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La gestion des différents cas d’usage liés à la facturation électronique suppose, en premier lieu, une bonne compréhension de la distinction entre e-invoicing (factures entre assujettis) et e-reporting (transmission de données à l’administration pour les opérations hors champ du e-invoicing, comme les ventes à des non-assujettis ou les opérations internationales).

Il est également essentiel de se familiariser avec les blocs de données spécifiques intégrés aux factures au format e-invoicing, qui permettent de structurer l’information conformément aux exigences du schéma standard (notamment les mentions relatives à la TVA, aux acomptes, aux retenues, etc.).

Par ailleurs, l’anticipation de certaines tolérances administratives – telles que le traitement des tickets de péage, de parking ou encore des notes de restaurant – constitue un enjeu clé pour assurer une conformité optimale avec la nouvelle réglementation. Cela implique souvent une réorganisation des services internes, tant au niveau comptable qu’opérationnel. Cela implique également un besoin de formation des équipes afin de leur permettre d’appréhender les impacts que la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique aura sur leur quotidien.

Dans cette perspective, une cartographie précise des flux de l’entreprise s’impose, afin d’identifier toutes les typologies d’opérations concernées et de définir les modalités de traitement adaptées à chacune d’entre elles.

Enfin, une rédaction rigoureuse du cahier des charges sera déterminante dans le choix de la plateforme de dématérialisation partenaire. Ces plateformes proposeront très probablement des offres différenciées selon les cas d’usage, notamment pour les flux complexes.

À cet égard, le prochain article portera sur les différents acteurs de la facturation électronique, les rôles qu’ils joueront dans le nouveau dispositif (plateformes privées, Portail Public de Facturation, opérateurs de dématérialisation), ainsi que sur les critères à prendre en compte dans le choix d’un prestataire, selon les spécificités propres à chaque entreprise ou secteur.

Les positions et opinions émises dans cette rubrique n'engagent que leur auteur.