7 - Comment optimiser sa note de l’index égalité professionnelle ?

En 2019, première année de publication de l’index sur la base des données 2018, les entreprises ont été un peu prises au dépourvu et nombreuses n’étaient pas prêtes. Seules 1/3 ont réussi à publier dans les temps, et il s’agissait des grosses entreprises de plus de 1 000 salariés. À leur corps défendant, les règles de calcul décrites dans le décret d’application étaient très génériques et le ministère du Travail, sur le site travail-emploi.gouv.fr, a créé un questions/réponses au fur et à mesure des questions précises remontées.

Enfin, au sein des entreprises, s’est posée la question de qui allait être en charge de réaliser les calculs… Et on a vu tous les profils possibles : comptable, gestionnaire paie, responsable RH, responsable juridique, responsable rémunération, avocat social, chargée de mission RH, contrôleur de gestion sociale… Chacun avec son angle de vue, qui souvent, n’aborde pas la rémunération sous l’angle de l’égalité des sexes.

Depuis, dans une logique de cohérence, et même si les responsables de l’index ont changé, on a souvent continué à partir des formules créées à l’époque.

Aussi, un premier conseil pour optimiser son index, est d’oser reprendre les calculs.

En effet, depuis 2019, sur la base des questions remontées par les entreprises, les consultants, les avocats et les partenaires sociaux :

Aussi, sur les bases de ces nouveaux éléments, il ne faut pas hésiter à reprendre l’ensemble des calculs.

1^re étape

Vérifier si les éléments de rémunération sont les bons ; il s’agit bien d’éléments de rémunération et pas seulement de paie. Il ne faut pas prendre en compte les éléments liés au poste (ex. : prime de salissure, de froid, etc.). Les points sur le CET (compte épargne-temps) ou les stock-options sont clairs aujourd’hui : on ne prend ni le CET, ni les stock-options.

Parmi les erreurs recensées, l’oubli de remonter les salaires et primes à 100 % pour des salariés ayant un temps réduit ou avoir choisi systématiquement l’année civile, alors que le décret permet de décaler la période de référence, ce qui peut avoir du sens en fonction des pratiques RH, car les résultats seront différents.

2^e étape

Vérifier si les calculs correspondent bien au décret. Le simulateur Egapro, mis à la disposition des entreprises par le ministère du Travail, fait les calculs directement via le site. Le problème est qu’il affiche uniquement les résultats, ce qui ne permet pas de voir les calculs. Il paraît préférable d’utiliser le tableur Excel ou son propre reporting, de manière à voir tous les calculs.

Parmi les erreurs recensées, à l’indicateur n° 4 retour de congé maternité, la salariée doit être de retour physiquement (attention aux congés payés et au congé parental), et même si elle n’a pas été prise dans le calcul de référence de l’indicateur n° 1, elle doit figurer dans le calcul.

Une autre erreur classique est le seuil de pertinence, avec 5 % ou 2 %. Les 5 % sont réservés aux entreprises qui appliquent les règles de base fixées par le décret et qui constituent donc leurs groupes de comparaison par catégorie socio-professionnelle (ouvriers employés, etc.), éventuellement avec des regroupements. Dès lors que l’entreprise choisit une autre classification, le seuil de pertinence passe à 2 % (voir § 7-10).

3^e étape

Si vous constatez des erreurs et que les nouveaux résultats donnent de meilleurs calculs, la question est : préférez-vous corriger ? Ou changer la méthode à compter de 2022 ? Tout dépendra de la hauteur des nouveaux résultats et de la position des anciens calculs par rapport aux seuils des 75 points et 85 points.

Si vous désirez corriger une année, vous en avez le droit, mais il va falloir passer devant le CSE et renvoyer à la DREES le détail des nouveaux calculs, puisque les informations transmises étaient erronées. Cette décision est à partager avec la direction, en particulier en fonction du climat social.

Indicateur n° 1 : écart de rémunération, 40 points

Indicateurs n° 2 et n° 3 : écart de taux d’augmentation et de promotion, 20 + 15 points (plus de 250 salariés : un indicateur pour les taux d’augmentation, un autre pour les taux de promotion ; de 50 à 250 salariés, un indicateur global pour ces deux paramètres)

Indicateur n° 4 : retour de congé maternité, 15 points

Indicateur n° 5 : dix plus hautes rémunérations, 10 points

Ci-dessous, nous présentons en premier lieu les indicateurs sur lesquels l'employeur n'a que peu de marge de manœuvre pour nous attarder ensuite sur ceux dont les résultats peuvent être améliorés.

En 2021, 35 % des entreprises concernées par l’index ont eu 0 point (soit, sur les dix plus hautes rémunérations, 0 ou 1 personne du genre le plus défavorisé), 40 % ont eu 5 points (soit 2 ou 3 personnes du genre le plus défavorisé) et seules 25 % ont eu 10 points (soit 4 personnes du genre le plus défavorisé ou une représentation équilibrée avec 5 femmes et 5 hommes).

C’est l’indicateur qui a le moins progressé en 3 ans d’index. Partant de ce constat, le gouvernement a publié une nouvelle loi, dite « loi Rixain », du 24 décembre 2021, pour les sociétés de plus de 1 000 salariés, afin de les pousser à une meilleure répartition au sein des instances dirigeantes ou comités de direction, qui sont logiquement les lieux où se situent les 10 plus hautes rémunérations.

Il s’agit donc d’actions de long terme. À court terme, ce n’est pas sur cet indicateur que vous pouvez optimiser votre note.

En 2021, seules 11 % des entreprises concernées n’avaient pas eu leurs 15 points. Nous rappelons que cet indicateur est binaire : ou vous respectez la loi et vous avez les points ; ou vous avez eu 1 écart, et 1 seul cas suffit, et vous perdez la totalité des points.

89 % des entreprises ont eu leurs points ; en 2019, elles n’étaient que 33 % ; dès 2020, on a constaté un net redressement de cet indicateur. Seules restent les entreprises qui ne désirent pas appliquer la règle.

À court terme, ce n’est pas sur cet indicateur que vous pouvez optimiser votre note.

La majorité des entreprises ont eu leurs points. Cela s’explique aussi par le jeu de compensation, dit « d’effort », qui existe entre l’indicateur n° 1 et les 2 et 3.

En effet, l’employeur qui désire favoriser le genre le plus en retard sur l’indicateur n° 1 va mécaniquement augmenter plus fortement les augmentations individuelles de cette population, provocant un déséquilibre sur les calculs des indicateurs 2 et 3. Aussi, afin de ne pas pénaliser les efforts de régularisation, la règle est de donner le maximum des points.

À noter que cette règle cesse de s’appliquer si la société a eu 40 points sur 40 à l’indicateur n° 1, ce qui peut faire redescendre la note.

Rappel du calcul

À court terme, c’est plus sur cet indicateur qu’il faut porter son attention pour optimiser sa note, et tendre vers les 40 points.

Cet indicateur a pour effet de montrer l’écart de rémunération entre les hommes et les femmes.

Il s’agit d’une matrice avec d’un côté les âges par tranche de vie (moins de 30 ans, de 30 à 39 ans, de 40 à 49 ans, 50 ans et plus), ce qui correspond souvent aux tranches de vie professionnelles ; ces tranches d’âge sont figées, l’employeur ne peut les modifier.

De l’autre côté, vous avez libre choix pour regrouper les salariés.

Le gouvernement favorise un regroupement selon les critères de l’INSEE (ouvrier, employé, technicien-agent de maîtrise TAM, cadre), ce qui vous fait bénéficier d’un calcul avec un seuil de pertinence de 5 %.

Beaucoup d’entreprises ont pris par défaut ce choix de regroupement en 2019, et on a continué après ; mais si vous avez 90 % de cadres, est-ce vraiment si intéressant ?

Conseil

Réaliser en premier le scénario avec la méthode de l’INSEE, même si cela vous semble éloigné de la réalité. Cela donne une première note.

Poursuivre avec d’autres scénarios en changeant les critères de l’INSEE par une autre méthodologie qui pourrait avoir du sens, par exemple regrouper par grands domaines d’activité comme Front office / Back office. Vous pouvez le faire, car vous mélangez les métiers (pour rappel il est interdit de travailler uniquement par métier).

Vous pouvez aussi travailler sur les responsabilités, en mélangeant plusieurs niveaux de responsabilités.

Enfin, vous pouvez croiser un regroupement d’activités avec les responsabilités.

Cela vous fait trois scénarios en plus de la méthode de l’INSEE.

Point de vue juridique

A-t-on le droit de modifier la structure de l’indicateur n° 1 par une autre structure sur l’année suivante ? Oui, tout à fait.

En revanche, cela nécessite que vous prépariez des arguments, car vous devrez consulter le CSE pour leur expliquer pourquoi vous changez de méthode ; et par ailleurs les mêmes arguments sont à garder en cas de contrôle par la DREETS.

En règle générale, le fait de changer la méthode INSEE pour une autre méthode permet de mieux voir où sont les écarts, et donc de corriger à terme… ce qui est bien l’objectif final.