2 - Les syndicats peuvent faire un usage encadré des outils numériques de l’entreprise

Les organisations syndicales peuvent utiliser l’intranet et la messagerie électronique de l’entreprise lorsqu’un accord d’entreprise définit les conditions et les modalités de diffusion de leurs informations. Certaines règles légales doivent être respectées. La CNIL les a développées dans une note du 22 mars 2017, dont le contenu a uniquement valeur de conseil pour les entreprises et les syndicats.

CNIL, note du 22 mars 2017

L’essentiel
Un accord collectif doit prévoir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales via les outils numériques de l’entreprise. / 2-2
En l’absence d’accord, certains syndicats peuvent bénéficier d’un accès indirect à leur propre site, par l’intermédiaire de l’intranet de l’entreprise. / 2-3
La sécurité du réseau informatique et le respect de la bonne marche de l’entreprise doivent être respectés. / 2-4
Les salariés ont le droit de refuser de recevoir des messages syndicaux. L’accord collectif doit indiquer selon quelles modalités ils peuvent faire valoir ce droit. / 2-9

Accord collectif nécessaire pour un accès direct

Principe de négociation

2-1

Les organisations syndicales peuvent accéder directement à l’intranet et à la messagerie électronique de l’entreprise si un accord collectif le permet. Pour la CNIL, la négociation est un préalable obligatoire à l’utilisation légitime des outils numériques de l’entreprise par les syndicats, même si le code du travail ne l’impose pas de manière explicite (c. trav. art. L. 2142-6).

Contenu de l’accord négocié

2-2

L’accord doit prévoir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise (c. trav. art. L. 2142-6).

Le même accord peut adapter les modalités concrètes d’exercice du droit syndical au régime des horaires de travail appliqué dans l’entreprise, en tenant compte de la diversité des formes d’organisation du travail, de l’exécution normale de celui-ci et du respect des libertés et des droits syndicaux dans l’entreprise (rép. Sarre et Colombet nos 10942 et 11748, JO AN 15 novembre 1999, p. 6577).

Respect de l'accord par les délégués syndicaux

L'accord peut prévoir certaines mesures prises à l'encontre d'un délégué syndical (DS) qui ne respecte pas son contenu. Dans cette affaire, l’accord collectif d’entreprise relatif au dialogue social organisait la mise à disposition d’adresses mails aux représentants du personnel et aux organisations syndicales. Il prévoyait que les envois particuliers ou en masse de messages ou de documents (« spam ») au personnel de l'entreprise n’étaient pas autorisés contrairement aux réponses aux questions individuelles posées par les collaborateurs. En cas de manquement, l'accès à l'intranet et à la messagerie du contrevenant pouvait être fermé. Un DS ayant envoyé des mails à l'ensemble des salariés relatifs notamment à un complément d’indemnité de congés payés et au 13^e mois, l’employeur avait fermé pour 30 jours l’accès à sa boîte mail. Le juge des référés, saisi par le DS, a suspendu cette mesure au motif que ces courriels constituaient des réponses informatives à des questions individuelles dont le nombre important nécessitait un envoi groupé. De son côté, la Cour de cassation a censuré cette décision car les mails avaient été envoyés à tout le personnel. L’affaire devra donc de nouveau être jugée (cass. soc. 12 juillet 2017, n° 15-27742 FSPB).

À défaut d’accord, accès indirect pour certains syndicats

2-3

À défaut d’accord collectif, la loi Travail a ouvert à certains syndicats un accès indirect au site intranet de l’entreprise, via un site syndical accessible sur cet intranet (c. trav. art. L. 2142-6).

En pratique, lorsqu’un syndicat dispose d’un site Internet, il peut y mettre à disposition des salariés des publications et des tracts. Le site syndical est ensuite accessible à partir de l’intranet de l’entreprise, d’où le concept d’accès « indirect ».

Ce type d’accès est réservé aux syndicats qui remplissent trois conditions :

-être présents dans l’entreprise,

-satisfaire aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance,

-être constitués depuis au moins 2 ans.

Conditions d’utilisation de l’accès direct

2-4

L’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition par l’entreprise doit impérativement satisfaire l’ensemble des conditions suivantes fixées par la loi (c. trav. art. L. 2142-6) :

-être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;

-ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise, ce qui peut, par exemple, être le cas si des informations confidentielles figurent sur le site Internet créé par le syndicat et sont accessibles à tous, notamment aux concurrents et aux clients (cass. soc. 5 mars 2008, n° 06-18907, BC V n° 55) ;

-préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message (voir § 2-9).

Finalité syndicale impérative

Mise à disposition de publications et tracts syndicaux

2-5

Dans sa note du 22 mars 2017, la CNIL souligne que, dans le cadre de l’accord collectif, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées par les organisations syndicales ou par l’employeur que pour la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale. Aucune autre utilisation n’est possible.

À noter
Un accord d’entreprise peut limiter l’usage par les syndicats de la messagerie de l’entreprise aux informations syndicales se rapportant à celle-ci en imposant l’existence d’un lien entre le contenu des communications et la situation sociale existant dans cette entreprise (cass. soc. 22 janvier 2008, n° 06-40514, BC V n° 14).

Institutions représentatives du personnel exclues

2-6

Dans l’esprit d’une finalité exclusivement syndicale, la CNIL rappelle que l’article L. 2142-6 du code du travail relatif à l’usage des outils numériques de l’entreprise par les syndicats ne concerne pas l’accès par les instances représentatives du personnel (ex. : membres du comité d’entreprise, délégués du personnel) aux moyens informatiques de l’entreprise. Cet accès devrait être organisé dans le cadre d’un autre accord collectif, le cas échéant.

Droit d’information et de refus des messages syndicaux

Informer sur l’origine du message

2-7

Pour la CNIL, les salariés doivent être clairement et préalablement informés afin de pouvoir, le cas échéant, s’opposer à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.

Il est donc utile de prévoir dans l’accord que l’indication du caractère syndical du message doit être mentionnée en objet du message électronique adressé, pour informer les salariés sur l’origine et la nature du message.

Utiliser la bonne dénomination

2-8

Un accord d’entreprise peut subordonner la faculté d’utiliser l’intranet de l’entreprise à l’usage, par les syndicats, de la dénomination exacte de leurs statuts afin de ne pas créer de confusion pour les salariés sur leur champ d’application et leur représentativité (cass. soc. 23 mai 2012, n° 11-14930, BC V n° 159).

Cette exigence n’est pas impérative mais peut, en toute légitimité, être prévue par l’accord qui définit les conditions d’utilisation des outils numériques de l’entreprise.

Modalités du droit de refus

2-9

Le droit pour les salariés de refuser d’être destinataires de messages syndicaux est une exigence légale (voir § 2-4). Elle implique, aux yeux de la CNIL, que l’accord précise selon quelles modalités les salariés peuvent indiquer qu’ils ne souhaitent pas recevoir des messages électroniques émanant d’organisations syndicales.

En tout état de cause, ce droit de refus ainsi que ses modalités d’exercice devraient être systématiquement rappelés dans tout message ultérieur afin que les salariés aient, à tout moment, la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux.

Confidentialité des échanges des salariés avec les syndicats

Obligation de confidentialité

2-10

Dans sa note, la CNIL considère que l’accord devrait rappeler l’obligation de confidentialité à laquelle employeurs et organisations syndicales sont tenus. Toute mesure de sécurité devrait ainsi être prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.

Contrôle des listes de diffusion interdit

2-11

Toujours dans un esprit de confidentialité, l’employeur ne devrait pas pouvoir exercer de contrôle sur les listes de diffusion constituées, car celles-ci peuvent révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé. Mais, encore une fois, ce n’est qu’une suggestion de la CNIL.

« Négociation et présence syndicale », RF 1078, § 6214