6 - Conformité des logiciels ou des systèmes de caisse : se préparer pour 2018

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse qui doivent satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage sont les mêmes que ceux qui sont édités ou conçus par les éditeurs de logiciels ou opérateurs soumis au droit de communication de l’administration fiscale (LPF art. L. 96 J ; BOFiP-CF-COM-10-80-180-03/08/2016).

Les données concernées par l’obligation d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage sont celles qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris lorsque la transaction n’est que simulée au moyen d’un module de type « école » ou « test ») participant à la formation des résultats comptables et fiscaux – qu’il s’agisse d’une opération de vente ou d’une prestation de services (émission d’une note, d’un ticket, d’une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.

Est également concerné l’ensemble des données permettant d’assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l’intégrité de celles-ci. Sur cette question, l’administration renvoie à ses commentaires sur les obligations de conservation et de présentation des documents et pièces comptables dans le cadre d’une comptabilité informatisée (BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40-13/12/2013).

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent satisfaire à des conditions d’inaltérabilité (voir § 6-5), de sécurisation (voir § 6-6), de conservation (voir §§ 6-7 à 6-9) et d’archivage (voir §§ 6-10 et 6-11). Ces conditions doivent permettre à l’administration fiscale de contrôler les données enregistrées.

Le logiciel ou le système doit donc prévoir un accès de l’administration fiscale à l’ensemble des données enregistrées.

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d’origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d’un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s’effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d’origine enregistrées. Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.

Autrement dit, le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections.

Pour respecter la condition d’inaltérabilité, l’intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable.

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut, notamment, s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.

L’emploi d’une fonction « école » ou « test » destinée à l’enregistrement d’opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l’utilisation de cette fonction, ainsi que par l’identification de l’opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.

Clôture au moins annuelle du système

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile).

Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture - journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 170-03/08/2016).

Détail des données de règlement à conserver

Toutes les données mentionnées ci-dessus (voir § 6-3) doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (voir § 6-7).

Cette conservation est opérée, soit en ligne, c’est-à-dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d’archivage détaillées ci-après (voir §§ 6-10 et 6-11).

Lorsque l’assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu’une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l’administration de vérifier l’exhaustivité du flux des données transférées.

Durée de conservation

Les données de règlement étant des données servant à l’établissement de la comptabilité de l’entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans (LPF art. L. 102 B ; BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40-13/12/2013).

Garantir l’accès aux données

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu’il existe une procédure de purge (voir § 6-11).

Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.

Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d’archivage, selon un procédé fiable.

Archiver avant toute procédure de purge

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement (données d’origine et éventuelles modifications), avec la date de l’opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.

Pour les systèmes de caisse, la purge n’est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c’est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées.

Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié (CGI art. 286, I.3° bis) :

Il s’agit d’un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents suffit à justifier du respect des conditions énumérées ci-dessus (voir §§ 6-4 à 6-11).

Lorsqu’une entreprise détient plusieurs systèmes de caisse et/ou logiciels de comptabilité ou de gestion différents dans lesquels elle enregistre les règlements de ses clients, elle doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits.

Qu’il s’agisse du certificat ou de l’attestation individuelle, c’est l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse qui fait produire le document (certificat demandé par l’éditeur à un organisme certificateur accrédité). Ce n’est pas l’assujetti qui demande la certification ou qui produit ce document (attestation individuelle).

En pratique, l’éditeur remet ce document (certificat ou attestation individuelle) à l’assujetti soumis à l’obligation (voir § 6-1), lors de l’achat du logiciel ou du système. À défaut (notamment lorsque le logiciel ou système a été acquis avant l’adoption du présent dispositif), l’assujetti peut demander à l’éditeur qu’il lui remette un certificat ou une attestation individuelle pour le logiciel ou le système en cause.

L’éditeur du logiciel ou du système de caisse est la personne qui détient le code source du logiciel ou du système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit.

Lorsque le logiciel ou le système est conçu de manière ouverte pour permettre son adaptation aux besoins spécifiques des clients, l’éditeur qui peut valablement demander la certification ou fournir l’attestation individuelle est :

Il résulte de ces précisions données par l’administration que le dernier intervenant sera donc considéré comme éditeur et, à ce titre, il pourra attester des caractéristiques du logiciel ou du système (voir § 6-17) ou s’engager dans une certification (voir § 6-15).

La justification de la conformité du logiciel ou du système peut être le certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues par le code de la consommation (c. consom. art. L. 433-4).

Le certificat doit explicitement mentionner que le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par la législation française (voir §§ 6-4 à 6-11).

Il appartient à l’éditeur de demander la certification du logiciel ou système à un organisme accrédité. Une copie du certificat en résultant doit être remise par l’éditeur à l’utilisateur du logiciel ou du système pour lui permettre d’apporter la justification exigée par les textes.

Le certificat doit porter sur la version du logiciel ou système détenue par l’assujetti à la TVA ou, à défaut, sur la version majeure de ce logiciel ou système à condition, dans ce cas, que l’organisme accrédité assure un audit régulier du produit permettant de s’assurer que les versions ultérieures et non majeures de ce logiciel ou système continuent de répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

La justification de la conformité du logiciel ou du système peut être une attestation délivrée à l’assujetti par l’éditeur du logiciel ou du système tel qu’il a été mis sur le marché.

L’attestation doit répondre aux caractéristiques suivantes :

L’attestation peut être délivrée sur un support physique (par exemple, par la remise d’un document lors de l’achat du logiciel ou du système à compléter par l’assujetti de son identité complète et de la date de son achat) ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner, notamment, son identité complète).

L’éditeur du logiciel ou du système qui fournit l’attestation individuelle ne peut pas être l’assujetti à la TVA au nom duquel est établie l’attestation, sauf si l’activité déclarée par cet assujetti (code NACE) est une activité d’édition de logiciels de comptabilité ou de gestion ou de systèmes de caisse. En dehors de cette exception, lorsque le logiciel ou le système est développé par l’assujetti lui-même pour ses besoins propres, ce dernier ne pourra justifier que son logiciel ou système satisfait aux conditions requises que par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions précisées ci-avant (voir § 6-15).

L’attestation demeure valable pour attester du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données par les versions mineures ultérieures du logiciel ou du système (voir § 6-16) :

Manquements sanctionnés par l’amende

Les personnes soumises à l’obligation (voir § 6-1) qui ne sont pas en mesure de justifier, sur demande de l’administration fiscale, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, que les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse qu’elles détiennent satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données sont passibles d’une amende spécifique (CGI art. 1770 duodecies ; BOFiP-CF-INF-20-10-20-§§ 550 à 590-03/08/2016).

L’administration fiscale peut demander ce ou ces justificatifs :

L’amende s’applique également lorsque l’assujetti ou son représentant refuse l’intervention des agents de l’administration soit dans le cadre de l’application de la procédure de contrôle inopiné (LPF art. L. 80 O), soit dans le cadre d’une vérification de comptabilité (opposition à contrôle fiscal) (LPF art. L. 74).

L’administration fiscale n’a pas à démontrer l’usage frauduleux du logiciel ou du système de caisse pour appliquer l’amende.

Montant de l’amende

Le montant de l’amende pour défaut de justification est fixé à 7 500 €. Cette amende s’applique par logiciel de comptabilité ou de gestion ou par système de caisse.

Lorsqu’un assujetti détient plusieurs logiciels de comptabilité ou de gestion ou plusieurs systèmes de caisse différents, l’amende est due pour chaque logiciel ou système de caisse différent pour lequel l’assujetti ne justifie pas, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle (voir § 6-12), qu’il respecte les conditions de sécurité (voir §§ 6-1 à 6-11).

Délai de soixante jours pour se mettre en conformité

Lorsque l’amende est appliquée, l’assujetti dispose d’un délai de soixante jours pour produire le certificat ou l’attestation. Ce délai est un délai franc dont le premier jour est fixé au lendemain de la remise ou de la réception du procès-verbal d’intervention inopinée (LPF art. L. 80 O) (voir § 6-29), de la proposition de rectification remise au contribuable à l’issue d’un contrôle fiscal (LPF art. L. 57) ou de la notification envoyée au contribuable dans le cadre de la mise en œuvre d’une procédure d’imposition d’office (LPF art. L. 76). Il expire le 61^e jour suivant.

Passé ce délai, l’administration fiscale peut à nouveau demander à l’assujetti de produire les justificatifs (certificat ou attestation individuelle), notamment dans le cadre de la procédure de contrôle inopiné. Si l’assujetti n’est pas en mesure de produire les justificatifs demandés, l’amende est à nouveau applicable.

Autrement dit, plusieurs amendes de 7 500 € peuvent être mises à la charge des contribuables.

Entrée en vigueur fixée au 1^er janvier 2018

L’amende s’applique aux assujettis qui ne sont pas en mesure de justifier sur demande de l’administration fiscale, formulée à compter du 1^er janvier 2018, du respect de l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse sécurisé.

L’amende s’applique également aux assujettis qui refusent l’intervention de l’administration fiscale dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure de contrôle inopiné à compter du 1^er janvier 2018.

L’établissement d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (c. pénal art. 441-1). Ces peines s’appliquent également aux éditeurs étrangers qui délivreraient de fausses attestations ou de fausses copies de certificat à des assujettis à la TVA en France. Elles s’appliquent aussi aux assujettis à la TVA qui présentent à l’administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux.

En cas de doute, l’administration peut demander une copie du certificat ou de l’attestation individuelle qui lui a été présentée par l’assujetti, notamment dans le cadre de l’exercice d’un droit de communication réalisé auprès de l’organisme accrédité qui a émis le certificat ou auprès de l’éditeur qui a remis l’attestation à l’assujetti.

Si cette procédure révèle que le document n’a pas été émis ou n’a pas été remis à l’assujetti par la personne supposée l’avoir émis ou remis, l’assujetti est passible des peines applicables en cas d’établissement de faux document.

L’amende de 7 500 € pour défaut de production de l’attestation (voir §§ 6-20 à 6-23) sera applicable à cet assujetti dans le cadre de la procédure d’intervention inopinée dans les locaux professionnels du redevable (LPF art. L. 80 O) (voir § 6-25) ou d’une vérification de comptabilité de l’assujetti, engagée postérieurement à la procédure d’intervention inopinée, ayant conduit à démontrer le caractère frauduleux du document (voir § 6-31).

Cette nouvelle procédure permettra d’intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA. En aucun cas, les agents ne pourront accéder aux locaux affectés au domicile privé ou aux parties privatives des locaux à usage mixte.

La procédure pourra être mise en œuvre de 8 heures à 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle de l’assujetti.

Au début de leur intervention, les agents de l’administration fiscale remettront à l’assujetti, ou à son représentant lorsque celui-ci est une personne morale (gérant, directeur général, etc.), un avis d’intervention mentionnant notamment :

Lorsque l’assujetti ou dans le cas d’une personne morale, son représentant légal, est absent, l’avis d’intervention sera remis à la personne qui reçoit les agents de l’administration fiscale (salarié, dirigeant, parent, etc.). Celle-ci en accusera réception.

Les agents de l’administration fiscale demanderont à l’entreprise de leur présenter le certificat ou l’attestation individuelle justifiant du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données contenues dans le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse. Ils s’assureront plus particulièrement que :

Si l’assujetti ne présente aucun certificat ni attestation individuelle au motif qu’il ne détient pas de logiciel de comptabilité ou de gestion, ni de système de caisse (cas de l’assujetti qui dispose d’une caisse autonome sans fonction « enregistrement ») (BOFiP-CF-COM-10-80-§ 180-03/08/2016), il lui appartient de prouver par tous moyens qu’il n’enregistre pas les règlements de ses clients au moyen d’un tel logiciel ou système, par exemple en présentant un extrait de sa comptabilité tenue sur papier.

La constatation de la régularité en la forme du certificat ou de l’attestation individuelle, consignée dans un procès-verbal, est sans incidence sur la faculté pour l’administration fiscale d’exercer ultérieurement son droit de contrôle de l’impôt (LPF art. L. 10 à L. 54 A). Si, dans le cadre de l’exercice ultérieur d’une de ces procédures, l’administration fiscale démontre l’usage frauduleux du logiciel ou du système de caisse, il en résulte que :

La démonstration de l’usage frauduleux du logiciel ou du système de caisse permettra de mettre en évidence par ailleurs que le document (copie de certificat ou attestation individuelle) présenté dans le cadre de la procédure d’intervention inopinée était, soit un faux document (voir § 6-24), soit un document attestant à tort de la conformité du logiciel ou du système de caisse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

L’amende de 7 500 € pour défaut de production de l’attestation ou du certificat (CGI art. 1770 duodecies) (voir § 6-21) sera donc applicable à l’utilisateur du logiciel ou du système de caisse, soit dans le cadre de la vérification de comptabilité conduisant à démontrer l’usage frauduleux du logiciel ou du système de caisse, soit dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure d’intervention inopinée (LPF art. L. 80 O). En effet, compte tenu de la démonstration de l’usage frauduleux du logiciel ou du système de caisse, l’utilisateur ne pourra plus présenter valablement le certificat ou l’attestation individuelle pour justifier de la conformité de ce logiciel ou de ce système de caisse et échapper ainsi à l’application de l’amende.

L’utilisateur, l’éditeur du logiciel ou du système de caisse et l’organisme certificateur pourront également être passibles de sanctions pénales du fait de la conception et de l’usage d’un logiciel ou d’un système de caisse frauduleux (BOFiP-CF-INF-20-10-20-§ 420-03/08/2016), ainsi que de sanctions pénales liées à l’établissement et à la présentation d’un faux document (faux certificat ou fausse attestation individuelle) (voir § 6-24).