7 - La pratique de l’entretien professionnel vue par le Centre Inffo

Valérie Michelet

Chargée d’études juridiques et de formation

Centre Inffo (www.centre-inffo.fr)

La loi portant réforme de la formation professionnelle du 5 mars 2014 a instauré « l’entretien professionnel », consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié. En principe, les premiers entretiens bisannuels devaient avoir lieu avant le 7 mars 2016 pour les salariés déjà présents à l’effectif au 7 mars 2014. Cet entretien, finalement peu cadré par les textes et qui n’a fait l’objet d’aucune précision par circulaire, soulève nombre de questions pratiques, d’autant qu’il s’impose à tous les employeurs, quel que soit leur effectif. Nous avons recueilli les analyses de Mme Valérie Michelet, Chargée d’études juridiques à Centre Inffo. Le Centre Inffo propose des éléments de réponse, à la croisée de deux logiques : celle du respect des obligations légales qui impose à l’ensemble des employeurs de tenir les entretiens, celle des entreprises dont la finalité est de produire et pour lesquelles l’organisation et la formalisation des entretiens ne doivent pas devenir l’activité principale. Une chose est certaine : l’entretien professionnel « n’aura pas la même tête partout » et variera selon l’effectif de l’entreprise. On peut souhaiter qu’au final, en cas de litige, les juges adoptent une attitude bienveillante envers les employeurs de bonne foi.

L’entretien professionnel, un dispositif à plusieurs facettes

Entretien bisannuel « classique »

7-1

La loi relative à la formation professionnelle du 5 mars 2014 impose aux employeurs d’organiser, tous les deux ans, un entretien professionnel avec chaque salarié, qui porte sur « ses perspectives d’évolutions professionnelles, notamment en termes de qualification et d’emploi » (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 1).

Par commodité, il sera ici désigné ici sous le terme d’« entretien professionnel bisannuel ».

Entretien sexennal (« tous les 6 ans »)

Entretien bisannuel + état des lieux

7-2

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel bisannuel a un objet supplémentaire : dresser un état des lieux du parcours du salarié visant à vérifier si, au cours des 6 années précédentes, l’intéressé a bénéficié de ses entretiens professionnels obligatoires et s’il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience (VAE), bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (c. trav. art. L. 6315-1, II).

Cet entretien « sexennal » n’est pas un entretien supplémentaire. Il s’agit simplement du 3^e entretien bisannuel sur une période de 6 ans, mais avec un double objet :

-celui de l’entretien bisannuel « classique » ;

-l’état des lieux précédemment décrit.

Enjeu de l’état des lieux

7-3

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, s’il apparaît que sur les 6 années en question le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus par la loi et d’au moins deux des trois autres mesures (action de formation, éléments de certification par la formation ou la VAE, progression salariale ou professionnelle), 100 heures de formation supplémentaires sont inscrites au compte personnel de formation du salarié (130 h pour un salarié à temps partiel) au moment de l’entretien sexennal (c. trav. art. L. 6323-13). C’est ce qu’on appelle un « abondement correctif ».

L’employeur doit également verser à son OPCA une somme qui s’élève au nombre total d’heures inscrites au titre de l’abondement correctif (100 h ou 130 h selon le cas), multiplié par 30 €, soit un risque de 3 000 € pour un salarié à temps plein et de 3 900 € pour un salarié à temps partiel (c. trav. art. R. 6323-3).

Aucune sanction ou pénalité spécifique n’est prévue par les textes dans les entreprises de moins 50 salariés. Néanmoins, comme dans n’importe quelle entreprise, resterait la possibilité pour le salarié de tenter d’engager la responsabilité de son employeur en justice, afin d’obtenir des dommages et intérêts. Les entretiens professionnels ne sont donc pas à prendre à la légère, même dans les petites entreprises.

Qu’est-ce que le Centre Inffo ?

Le Centre Inffo est une association loi de 1901 à but non lucratif, créée par un décret du 1^er mars 1976, et placée sous tutelle du Ministère en charge de la formation professionnelle. Il est doté d’une mission de service public dans les domaines de l’orientation et de la formation permanente. Interlocuteur privilégié des pouvoirs publics, des partenaires sociaux et des acteurs de la formation professionnelle publics et privés, il les soutient et les accompagne dans leur action d’accueil, information, conseil et assistance du public.

Note de la rédaction : Compte tenu de sa tutelle, le Centre Inffo est parfois considéré par certains comme la voix « off » de l’administration, même s’il ne saurait y être assimilé.

Entretiens systématiques en lien avec certains congés, certaines absences ou certains mandats

7-4

L’employeur doit aussi proposer au salarié d’effectuer l’entretien professionnel à son retour de certains congés ou d’absences (maternité, congé parental, etc.) ou au terme de certains mandats (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 2 et L. 2141-5, dern. al.).

En cas de congé de proche aidant (anciennement congé de soutien familial), le salarié a droit à l’entretien « avant » et « après » le congé. Dans les propos qui suivent, cet entretien sera appelé « entretien professionnel systématique ». L’entretien professionnel systématique a le même objet que l’entretien professionnel bisannuel (« perspectives d’évolutions professionnelles, notamment en termes de qualification et d’emploi »), mais de fait, nécessairement apprécié en lien avec l’absence ou le mandat.

Dans certains cas, la loi ajoute également expressément des thématiques supplémentaires à aborder durant l’entretien.

Ainsi, lorsque l’entretien se déroule au terme d’un congé parental d’éducation (congé total, ou congé sous forme de période de temps partiel), il doit, en plus, permettre d’organiser le retour à l’emploi du salarié, de déterminer ses besoins de formation et d’examiner les conséquences éventuelles du congé sur sa rémunération et l’évolution de sa carrière (c. trav. art. L. 1225-57).

Dans l’hypothèse où l’entretien systématique intervient à l’issue d’un mandat syndical ou de représentant du personnel titulaire lorsque le salarié dispose sur l’année d’un nombre d’heures de délégation représentant au moins 30 % de sa durée du travail, il faut y aborder non seulement d’évoquer les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, mais aussi procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat par le salarié et préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise (c. trav. art. L. 2141-5, al. 4).

Circonstances et objet de l’entretien professionnel
Entretien périodique
Entretien bisannuel (tous les 2 ans) (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 1)	perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi.
Entretien sexennal (1) (c. trav. art. L. 6315-1, II)	entretien bisannuel + état des lieux (voir § 7-2)
Entretien systématique (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 2)
• Retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée (entreprises d’au moins 300 salariés) (c. trav. art. L. 1222-14), d’un congé de maternité (c. trav. art. L. 1225-27), d’un congé d’adoption (c. trav. art. L. 1225-46-1), d’un congé sabbatique (c. trav. art. L. 3142-95), d’un arrêt de travail pour longue maladie (2) (c. trav. art. L. 6315-1). • « Avant » et « après » un congé de proche aidant (c. trav. art. L. 3142-29) • À l’issue d’un mandat syndical (c. trav. art. L. 6315-1)	perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi (1)
Retour de congé parental d’éducation (congé total ou période de temps partiel) (c. trav. art. L. 1225-57)	• perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi • organisation du retour à l’emploi du salarié, examen des besoins de formation et des conséquences éventuelles du congé sur sa rémunération et l’évolution de la carrière
À l’issue d’un mandat syndical ou de représentant du personnel titulaire lorsque le salarié dispose sur l’année d’un nombre d’heures de délégation représentant au moins 30 % de sa durée du travail (c. trav. art. L. 2141-5, al. 4)	• perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi • recensement des compétences acquises au cours du mandat et préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise
(1) Même si les textes ne le précisent pas, par définition, l’entretien prend en compte le contexte dans lequel il intervient (congé, absence, mandat). (2) Arrêt longue maladie au sens du code de la sécurité sociale : affection de longue durée (ALD) ou arrêt de travail supérieur à 6 mois (c. séc. soc. art. L. 324-1 et R. 324-1).

Cadrage de l’entretien professionnel

Encadrement légal et réglementaire « léger »

7-5

L’entretien professionnel a été inséré dans notre législation par la loi portant réforme de la formation professionnelle du 5 mars 2014. Cependant, il est somme toute assez peu encadré sur le plan juridique.

Le code du travail y consacre un seul article (c. trav. art. L. 6315-1), largement inspiré de l’accord national interprofessionnel du 14 décembre 2013 sur la formation professionnelle.

En pratique, seules quelques lignes sont consacrées au contenu et aux modalités de l’entretien. En outre, le dispositif n’a fait l’objet d’aucune précision administrative.

Il en résulte de nombreuses questions et une grande diversité des pratiques.

On peut donc souhaiter qu’en cas de litige, les « juges » fassent preuve de tolérance pour les employeurs de bonne foi dans la mise en œuvre du dispositif.

Entretien obligatoire distinct

7-6

L’entretien professionnel fait partie des quelques entretiens obligatoires imposés à l’employeur par le code du travail, avec lesquels il ne doit donc pas se confondre.

Cela va de soi pour les entretiens préalables individuels imposés par la loi dans le cadre des procédures de licenciement (c. trav. art. L. 1232-2) ou des procédures disciplinaires (c. trav. art. L. 1332-2).

Mais l’entretien professionnel ne doit pas non plus se confondre avec l’entretien annuel obligatoire des salariés en convention de forfait en jours sur l’année, qui a son propre objet (charge de travail, etc.) (c. trav. art. L. 3121-46). Rappelons, à cet égard, que l’absence d’organisation de cet entretien a pu justifier la condamnation d’un employeur au paiement d’une indemnité pour exécution déloyale de la convention de forfait (cass. soc. 12 mars 2014, n° 12-29141, BC V n° 76).

L’entretien professionnel ne doit pas non plus se confondre avec l’entretien de début de mandat créé par la loi Rebsamen du 17 août 2015, qui est organisé « sur demande du salarié » et dont le contenu est spécifique (modalités d’exercice du mandat) (c. trav. art. L. 2141-5). Cet entretien, ouvert aux représentants du personnel titulaires, aux délégués syndicaux ou titulaires de mandats syndicaux, ne fait pas partie des « dérivés » de l’entretien professionnel.

Entretien RH avec l’employeur

7-7

La loi prévoit que le salarié bénéficie de l’entretien professionnel avec « son employeur » (c. trav. art. L. 6315-1).

De ce point de vue, l’entretien professionnel peut être rapproché des autres entretiens imposés par la loi (licenciement, procédure sanction disciplinaire, charge des forfaits jours, début de mandat ; voir § 7-6), pour lesquels le code du travail désigne l’employeur comme interlocuteur du salarié.

Il en résulte que la tenue des entretiens professionnels ne peut pas être externalisée. Il est possible de se faire accompagner par un conseil externe pour la mise en place des entretiens, voire l’exploitation des données qui en sont issues, mais l’entretien lui-même doit être mené par l’employeur ou son représentant.

En outre, du point de vue du Centre Inffo, le caractère obligatoire de l’entretien, l’interlocuteur désigné (« l’employeur ») et son objet (perspectives d’évolution dans ou hors de l’entreprise), en font un acte « RH », comme les autres entretiens obligatoires, et non un acte « managérial ». Dans cette optique, pour le Centre Inffo, l’interlocuteur le plus légitime est la Direction des ressources humaines, lorsqu’elle existe dans l’entreprise, et pas le manager de proximité qui n’est pas, juridiquement, un représentant de l’employeur.

Mais là, comme sur d’autres points, tout dépend de la taille et de la structure administrative des entreprises. Le principe de réalité l’emportera.

Articulation avec l’entretien d’évaluation

7-8

Plusieurs éléments conduisent à différencier nettement l’entretien d’évaluation de l’entretien professionnel.

Tout d’abord, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas « saisi par le droit ». Il n’est pas prévu ni spécifiquement encadré par le code du travail, à l’inverse de l’entretien professionnel.

Du point de vue du Centre Inffo, cet entretien est un acte purement managérial, et pas un acte RH. En outre, son objet porte sur l’évaluation du travail effectué par le salarié dans l’entreprise (autrement dit le « passé »), et non sur des perspectives (« l’avenir »).

De fait, l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel relèvent de deux logiques différentes, au point que le code du travail précise sans ambiguïté que l’entretien professionnel ne doit pas porter sur l’évaluation du travail du salarié (c. trav. art. L. 6315-1, al. 1).

Dès lors, l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel ne doivent pas être confondus. Voilà pour l’exigence minimale.

Mais pour autant est-il possible d’enchaîner les deux entretiens, le cas échéant à la suite ou dans la même journée ? Ce n’est pas en soi interdit, mais dans l’idéal, les deux entretiens devraient être clairement séparés dans le temps, et ne pas se succéder, car on imagine mal évoquer des « perspectives » d’évolution après un entretien d’évaluation négatif, surtout si d’aventure, il s’agit du même interlocuteur côté « employeur ».

Dans l’idéal, si la structure de l’entreprise le permet, les deux entretiens ne devraient pas être menés par la même personne (manager direct pour l’entretien d’évaluation, DRH pour l’entretien professionnel).

Diversité des pratiques

7-9

En pratique, le Centre Inffo est bien conscient que la réalité de l’entretien professionnel sera différente selon l’effectif de l’entreprise, l’existence ou non d’un service RH, d’une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, d’une politique de formation structurée, etc.

Le but est de réaliser l’entretien de bonne foi, dans les meilleures conditions possibles, à l’état d’échelle de l’entreprise, même si au final, il « n’aura pas la même tête partout »

Rythme des entretiens professionnels bisannuels

Organisation rythmée et régulière

7-10

Les entretiens professionnels bisannuels doivent avoir lieu tous les deux ans. Ceci implique, selon le Centre Inffo, une organisation rythmée régulière, avec des entretiens ni prématurés, ni trop tardifs.

À titre d’exemple, sur une période de 4 ans, un salarié doit bénéficier de deux entretiens, mais dans l’idéal, le premier ne droit pas intervenir au bout de 3 mois et le second juste au dernier moment.

En pratique, les entreprises procèdent parfois par campagne, l’ensemble des entretiens bisannuels étant mené sur une période définie adaptée à leur organisation.

Computation des délais

7-11

Reste à savoir comment doit se calculer la périodicité des entretiens.

Pour l’entretien bisannuel, le code du travail indique qu’il doit avoir lieu « tous les deux ans », sans plus de précision (c. trav. art. L. 6315-1, I). Pour l’entretien sexennal (« tous les 6 ans »), la loi précise que cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise (c. trav. art. L. 6315-1, II, al. 1).

Il semble donc possible de se référer à l’ancienneté du salarié comme référence pour calculer la périodicité des entretiens. À cet égard, rappelons que l’entretien sexennal est, en réalité, le 3^e entretien bisannuel sur une période de 6 ans (voir § 7-2).

Cependant, le code du travail ne règle pas la question des périodes de suspension du contrat de travail. En pratique, deux hypothèses peuvent se rencontrer.

La première solution serait de se référer à l’ancienneté réelle des salariés, déduction faite des périodes de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congé sans solde, etc.). Mais dans ce cas, le calcul de l’ancienneté doit tenir compte des assimilations prévues par la loi (arrêt de travail lié à un accident du travail ou une maladie professionnelle, congé de maternité, 50 % de la durée d’un congé parental d’éducation pris sous forme de congé total, etc.).

Dans cette lecture, l’employeur est obligé de tenir des compteurs individuels et des calendriers d’entretien individualisés pour chaque salarié, ce qui complexifie d’autant la gestion et le suivi des entretiens professionnels.

L’autre solution, plus simple à gérer, est de se référer à un délai calendaire, en se référant uniquement à la date d’entrée du salarié dans l’entreprise (ou au 7 mars 2014 pour les salariés qui étaient employés à cette date).

Articulation de l’entretien bisannuel avec les entretiens systématiques

7-12

Du point de vue du Centre Inffo, la loi opère une distinction d’approche entre l’entretien bisannuel et les entretiens systématiques en lien avec certains congés, certaines absences ou certains mandats.

Le code du travail prévoit que le salarié « bénéficie » de l’entretien bisannuel (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 1). L’utilisation de cette terminologie évoque une obligation pour l’employeur d’organiser l’entretien, à la frontière de la « convocation ».

S’agissant des entretiens systématiques en lien avec les congés, absences et mandats, l’employeur « propose » l’entretien au salarié (c. trav. art. L. 6315-1, I, al. 2). Cette rédaction suggère une obligation un peu différente, étant entendu que l’employeur ne peut pas pour autant se contenter d’attendre une demande du salarié. Il doit inviter le salarié à l’entretien, quitte à ce que l’intéressé refuse d’en bénéficier.

En outre, les entretiens à organiser en lien avec certains congés, absences ou mandats ont, par nature, une finalité autre que celui de l’entretien bisannuel, puisqu’ils doivent se tenir dans le contexte, selon les cas, soit de l’absence ou du congé du salarié, soit du terme d’un mandat. Dans certains cas, l’objet de l’entretien professionnel est même enrichi, puisque des thématiques supplémentaires doivent être abordées au-delà des perspectives d’évolution (voir § 7-4).

Dès lors, selon le Centre Inffo, la tenue des entretiens professionnels systématiques n’interrompt pas le décompte de la période de deux ans qui rythme les entretiens bisannuels. En clair, si nécessaire, un salarié devrait en principe bénéficier à la fois de ses entretiens bisannuels et, si nécessaire, des entretiens systématiques.

Une autre considération, purement pratique, peut conduire à dissocier les deux types d’entretien. Certaines entreprises organisent les entretiens bisannuels par campagne, en les planifiant pour l’ensemble des salariés sur une période définie (voir § 7-10). De fait, le salarié qui reviendrait par exemple début janvier d’un arrêt maladie de longue durée bénéficiera à cette occasion de l’entretien lié à son retour d’arrêt de travail de travail. Si la campagne des entretiens bisannuels s’étale par exemple de septembre à novembre, il pourra aussi bénéficier à cette occasion de l’entretien bisannuel, ce qui permettra de « l’intégrer » au rythme des campagnes défini par l’employeur.

Cela étant, si un entretien bisannuel et un entretien systématique sont censés se tenir à des dates proches, il devrait être possible, sous réserve de l’appréciation des tribunaux, de n’organiser qu’un entretien. À titre d’exemple, si un salarié est absent pendant 3 ans en raison d’un congé parental, il semblerait possible de considérer que l’entretien professionnel organisé au retour de congé parental puisse constituer le point de départ du délai de 2 ans avant le prochain bisannuel.

Salariés déjà présents à l’effectif au 7 mars 2014

Le 6 mars 2016 était-il une date butoir ?

7-13

La loi qui a instauré l’entretien professionnel étant entrée en vigueur le 7 mars 2014 (loi 2014-288 du 5 mars 2014, JO du 6), le premier entretien bisannuel des salariés qui étaient déjà à l’effectif à cette date devait en principe avoir lieu avant le 7 mars 2016.

Sur le terrain, certains employeurs n’étaient pas encore dans les clous à cette date, en particulier dans les petites entreprises ou les PME.

À cet égard, la date du 6 mars 2016 était-elle une date impérative ? Depuis le début de l’année, Centre Inffo est interrogé sur cette question, avec en toile de fond, les risques liés au défaut d’organisation des entretiens professionnels obligatoires.

Lors de l‘entretien sexennal (à organiser pour la première fois avant le 7 mars 2020 pour les salariés déjà à l’effectif au 7 mars 2014), il faudra vérifier certains points, et en particulier si le salarié a bénéficié des entretiens requis sur les 6 années écoulées (voir § 7-3).

S’ils n’ont pas été organisés, ce défaut d’organisation des entretiens professionnels obligatoires donnera lieu, pour les employeurs de 50 salariés et plus, au versement à l’OPCA d’un abondement correctif des comptes personnels de formation des salariés concernés, tandis que les autres employeurs s’exposeront à un risque de contentieux de la part des salariés concernés (voir § 7-3).

Le point de vue de Centre Inffo

7-14

Il est difficile de connaître la position des OPCA, de l’administration ou des juges, en 2020, sur le non-respect de l’échéance du 6 mars 2016 pour les premiers entretiens bisannuels.

Cependant, le Centre Inffo considère qu’il est prématuré d’affirmer aujourd’hui, qu’une entreprise n’ayant pas organisé les premiers entretiens bisannuels prévus à la date du 6 mars 2016 doive, pour cette seule raison, se préparer à verser à son OPCA les abondements complémentaires en 2020.

Davantage qu’une date précise, l’élément dominant de l’obligation légale est l’organisation régulière et rythmée des entretiens professionnels, afin d’aboutir à l’état des lieux au terme des 6 années, lors de l’entretien sexennal.

Dans ces conditions, Centre Inffo considère que les entreprises de 50 salariés et plus n’ayant pas strictement tenu le délai du 7 mars 2016 ne devraient pas être automatiquement « sanctionnées » par un abondement correctif en 2020. Il faudra cependant être en mesure de prouver que les premiers entretiens ont été organisés dans des délais raisonnables, même si c’est au-delà de l’échéance du 7 mars, afin d’éviter de se faire sanctionner en 2020.

On peut espérer qu’une distinction sera opérée entre les entreprises qui auront mis en place les entretiens professionnels de bonne foi et de manière rythmée, même si elles n’ont pas respecté à la lettre l’échéance du 7 mars 2016, de celles qui n’auront pas honoré leur obligation.

Contenu et organisation des entretiens

Entretien bisannuel classique

Un contenu prospectif, tourné vers les perspectives d’évolution professionnelle

7-15

L’entretien professionnel bisannuel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi (c. trav. art. L. 6315-1, I).

Le terme de « perspectives » renvoie à la notion de « possible », de « probable » ou « d’horizon », sans caractère de certitude. Il ne s’agit donc ni de promesses, ni d’engagements. En utilisant le terme « notamment », la loi indique par ailleurs que les perspectives d’évolution peuvent aussi être examinées sous d’autres angles que la qualification et l’emploi.

Le code du travail ne dit pas qui, du salarié ou de l’employeur, doit être « plus proposant » que l’autre. Là encore, la logique de l’entretien implique un dialogue. Le salarié peut être porteur de ses propres projets ou souhaits. De son côté, l’employeur ne peut pas se permettre de venir sans rien, étant entendu qu’il n’est pas non plus exigé par le texte de « fabriquer » des perspectives s’il n’en existe vraiment pas.

Dans tous les cas, les perspectives d’évolution professionnelle ne sont pas nécessairement limitées à l’entreprise. Elles peuvent aussi, le cas échéant, être envisagées « hors » de l’entreprise, par exemple via la mobilité, une reconversion, etc.

Information sur le conseil en évolution professionnelle

7-16

L’entretien est aussi l’occasion pour l’employeur d’informer le salarié sur le Conseil en évolution professionnelle (CEP).

Le cahier des charges relatif au CEP prévoit en effet que les salariés « sont (…) informés au sein de l’entreprise de la possibilité de recourir au conseil en évolution professionnelle par l’employeur, notamment à l’occasion de leur entretien professionnel » (arrêté du 16 juillet 2014, JO du 24, texte n° 27).

Il s’agit d’une obligation formelle, l’employeur n’ayant pas l’obligation d’entrer dans les détails du dispositif.

Le conseil en évolution professionnelle (CEP) est une offre de services en information, en conseil et accompagnement personnalisés de projets professionnels, gratuite et accessible à toute personne active. Ces services sont censés faciliter, d’une part, l’accès à la formation, en identifiant les qualifications et les formations répondant aux besoins exprimés par la personne et les financements disponibles, et d’autre part, le recours, le cas échéant, au compte personnel de formation (c. trav. art. L. 6111-6). Les services du CEP, gratuits, sont délivrés à l’initiative de la personne. Le CEP constitue un processus d’appui à toute personne active pour faire le point sur sa situation professionnelle, et, le cas échéant, élaborer et formaliser un projet d’évolution professionnelle quelle qu’en soit la nature (ex. : insertion professionnelle). Ce conseil gratuit est dispensé par le service public régional de l’orientation (c. trav. art. L. 6111-3 et L. 6111-6). En pratique, le CEP est assuré par Pôle Emploi, les OPACIF (dont les FONGECIF), les missions locales (pour les jeunes), les organismes du réseau Cap emploi (pour les personnes en situation de handicap), l’APEC, ainsi que par des opérateurs régionaux (c. trav. art. L. 6111-6).

À noter
Dans sa version issue de la première lecture de l’Assemblée nationale, le projet de loi « Travail » prévoit d’enrichir le contenu de l’entretien professionnel. À l’avenir, il devrait également comporter des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience. Cette mesure ne deviendra effective que sous réserve du texte qui sera définitivement voté au terme des débats parlementaires (sans doute juillet 2016), et une fois la loi publiée au Journal officiel.

Entretiens systématiques

7-17

En principe, l’objet des entretiens « systématiques » organisés en lien avec certains congés, certaines absences ou certains mandats est identique à celui de l’entretien professionnel bisannuel « classique » (voir §§ 7-15 et 7-16), si ce n’est qu’il doit nécessairement être examiné en lien avec le congé, l’absence ou le mandat qui a déclenché l’organisation de l’entretien (voir § 7-4).

Dans certains cas, la loi prévoit expressément des points complémentaires, qui devront obligatoirement être abordés (voir § 7-4).

Entretien sexennal

Double contenu

7-18

L’entretien sexennal a un double contenu (voir § 7-2).

Sa première partie, prospective et tournée vers l’avenir, correspond à l’entretien bisannuel « classique » (voir §§ 7-15 et 7-16).

Mais il comporte une seconde partie, cette fois rétrospective, avec un état des lieux visant à vérifier si le salarié a bénéficié sur les 6 années écoulées (voir § 7-3) :

-de ses entretiens professionnels ;

-et d’au moins deux mesures parmi une liste de trois (action de formation, éléments de certification, progression salariale ou professionnelle).

Cet état des lieux est particulièrement important, puisqu’un employeur qui n’est pas dans les « clous » sera, selon son effectif, tenu de verser une contribution à son OPCA représentatif d’un abondement du CPF du salarié (employeurs de 50 salariés et plus) et exposé à un risque de contentieux avec le salarié (tous employeurs) (voir § 7-3).

Qu’est-ce qu’une progression salariale ou professionnelle ?

7-19

Une des questions sur lesquelles le Centre Inffo est le plus souvent interrogé tient à la notion de « progression salariale », qui n’a fait l’objet d’aucune précision administrative.

Sous réserve du contrôle des tribunaux, la philosophie du dispositif implique, pour le Centre Inffo, que la notion de « progression » renvoie à un acquis définitif, avec un effort de l’employeur au-delà des minima imposés par la loi ou la convention collective.

Dans cette lecture, il n’est pas possible de comptabiliser l’octroi de primes comme une « progression salariale ». Il en va de même pour les revalorisations salariales obligatoires liées à l’augmentation du SMIC ou des minima professionnels.

Autrement dit, une progression salariale s’entend, selon le Centre Inffo, nécessairement d’un effort de l’employeur au-delà de ses obligations légales et conventionnelles. En revanche, peu importe qu’elle soit individuelle ou collective. De même, la loi ne fixe aucun minimum d’augmentation, la seule limite étant à notre sens celle de la bonne foi. Dans cette optique, une augmentation, même faible (ex. : 0,5 %), constituerait bien une progression salariale.

S’agissant de la notion de « progression professionnelle » dans l’entreprise, le Centre Inffo considère qu’elle ne se réduit pas à une simple évolution des tâches. Elle doit donner lieu à quelque chose « de visible », par exemple sous forme de changement de profil de poste matérialisé par un avenant au contrat de travail.

Participants à l’entretien

7-20

L’entretien se tient entre l’employeur (ou son représentant) et le salarié.

La loi ne prévoit pas de droit pour le salarié de se faire assister, y compris par un représentant du personnel ou un représentant syndical.

Côté employeur, la présence d’une personne extérieure à l’entreprise (consultant, etc.) est a priori exclue au regard de la législation (voir § 7-7). Dans tous les cas, si plusieurs personnes sont présentes (ex. : l’employeur et la personne en charge des ressources humaines), il faut veiller à l’équilibre de l’entretien, de façon à ne pas le transformer en « jury ».

Temps et lieu de l’entretien

7-21

La loi est silencieuse sur cette question. La logique est d’organiser l’entretien au temps et au lieu de travail.

Si l’entretien se déroule en dehors des horaires habituels du salarié du fait, par exemple, d’une organisation particulière (ex. : salarié travaillant de nuit et dont l’entretien se déroulerait durant la journée), le temps de l’entretien doit être rémunéré comme temps de travail.

Si le lieu de l’entretien entraîne des frais de déplacement pour le salarié, ces frais devraient, logiquement, être pris en charge ou remboursés par l’entreprise.

Formalisations écrites en lien avec l’entretien

En amont de l’entretien

Information à l’occasion de l’embauche

7-22

Depuis le 7 mars 2014, l’employeur doit informer le salarié, « à l’occasion de son embauche », qu’il bénéficiera tous les 2 ans d’un entretien professionnel (c. trav. art. L. 6315-1, I).

La lecture du Centre Inffo est que l’information doit intervenir à proximité de l’embauche, mais pas nécessairement exactement lors de l’embauche.

L’écrit n’est pas imposé, mais il est recommandé pour d’évidentes raisons de traçabilité de l’information (mention dans le contrat, remise d’un document séparé, livret d’accueil du salarié, information sur l’Intranet, etc.).

Faut-il convoquer le salarié à l’entretien ?

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Ce n’est pas imposé par les textes, mais l’employeur peut convoquer le salarié à l’entretien par écrit, afin de se ménager une preuve de l’accomplissement de ses obligations.

Cependant, l’entretien étant organisé au bénéfice du salarié, il est probable que le juge considère que le refus de s’y soumettre ne constitue pas une faute.

Chaque entretien doit donner lieu à la remise obligatoire d’un document écrit au salarié

Contenu du document

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L’entretien professionnel « donne lieu à la rédaction d’un document écrit dont l’employeur remet une copie au salarié » (c. trav. art. L. 6315-1).

L’accord national interprofessionnel du 14 décembre 2013 (art. 1) précise que l’entretien « donne lieu à une formalisation écrite allégée (...) ».

Les textes applicables ne traitent pas du contenu du document écrit, dont la formalisation relève au final de la seule responsabilité de l’employeur.

A minima, on pourrait donc imaginer la signature par le salarié d’une attestation comme quoi l’entretien professionnel prévu par l’article L. 6315-1 du code du travail a bien eu lieu, avec mention de la date à laquelle il s’est tenu. Cette lecture minimaliste n’est pas nécessairement la plus recommandée, car elle présente le désavantage de l’absence de preuve quant au contenu de l’entretien et au respect des points que la loi impose d’aborder.

Autre possibilité : énumérer les points abordés durant l’entretien, sans préciser le contenu des échanges.

A maxima, on peut imaginer un compte rendu allégé, par exemple sous forme de synthèse des échanges.

Enfin, précisons que ni la loi ni l’accord ne prévoient d’obligation de retour au salarié pour que celui-ci formule des observations.

À noter
Le formalisme du document écrit ne doit pas non plus être excessif, selon le Centre Inffo. Certains modèles de compte rendu circulant sur Internet, particulièrement lourds et à la limite du procès-verbal, paraissent peu adaptés aux structures de taille moyenne ou aux très petites entreprises. Au final, le volume du compte rendu ne fait pas la qualité de l’entretien.

Signature du document par le salarié

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La signature du document n’est pas exigée par les textes, ni par l’employeur, ni par le salarié. Cependant, elle est souvent prévue, afin d’être en mesure de prouver, si nécessaire, la tenue de l’entretien et son contenu.

Si le document délivré par l’entreprise prend la forme d’un compte rendu signé par l’employeur, voire par le salarié, le Centre Inffo recommande de préciser le sens de chaque signature.

Côté « employeur », on peut imaginer par exemple une mention précisant que ce document vise à constater la tenue de l’entretien et ne vaut pas engagement de réalisation des perspectives et souhaits évoqués.

La signature du salarié peut aussi être jugée utile, ne serait-ce que pour preuve de la remise du document. Dans un tel cas, il semble pertinent de préciser la portée de la signature du salarié (ex. : « signature du salarié, qui atteste avoir reçu ce document »).

Rappelons que la signature n’est pas le seul moyen de se ménager une preuve de la délivrance du document. On peut aussi imaginer une remise en main propre contre décharge.

En cas de nécessité, reste également la possibilité de transmettre le document par LRAR, même si ce n’est la manière la plus habile de procéder.

« Embauche et contrat de travail », RF 1064, §§ 1600 à 1607, 1610

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